Jak si založit zákazníka

Než vystavíte fakturu, potřebujete vědět, komu. Adresář v MEFYSu se jmenuje Kontakty a vejde se do něj firma (má IČO) i běžný člověk (má jméno a příjmení). U každého si vedete adresu, e-mail, telefony a poznámku.

Největší výhoda: u firmy stačí zadat IČO a zbytek se doplní sám z veřejného rejstříku. Nic neopisujete a neuděláte překlep v názvu.

V levém menu klikněte na Kontakty. Uvidíte seznam všech partnerů, které už máte. Nahoře je vyhledávací pole a filtry, dole stránkování. Nový kontakt založíte tlačítkem Nový kontakt vpravo nahoře.

První volba ve formuláři je typ kontaktu:

• Firma — má IČO. Povinný je jen Název firmy, zbytek je nepovinný.
• Osoba — fyzická osoba bez IČO, třeba když děláte zakázku pro majitele rodinného domu. Povinné je jen Jméno.

Podle typu se zobrazí odpovídající pole, takže se nebudete prokousávat kolonkami, které vás netrápí.

Do pole IČO napište osmimístné číslo firmy a klikněte na Načíst z ARES. ARES je česká státní databáze firem — MEFYS se do ní podívá a doplní název firmy, adresu i DIČ.

Když se to nepovede, ukáže se hláška:

• „Nenalezeno" — firma s tímhle IČO v rejstříku není. Zkontrolujte číslo, nebo údaje vypište ručně.
• Chyba spojení — ARES je zrovna mimo provoz. Zkuste to za chvíli znovu, nebo napište údaje rukou.

Ostatní pole jsou nepovinná, ale dvě se vyplatí vyplnit vždycky:

• E-mail — na tuhle adresu pak posíláte faktury a nabídky přímo z MEFYSu. Bez ní musíte příjemce psát pokaždé ručně.
• Adresa (ulice, město, PSČ, země) — tiskne se na fakturu jako adresa odběratele. Když jste ji načetli z ARES, je už vyplněná.

Zbytek — telefon, mobil, web a poznámka — si doplníte, jak potřebujete. Poznámka je jen pro vás, zákazník ji nikde neuvidí.

Tohle je jediná věc, na kterou se opravdu vyplatí dát pozor. U kontaktu zaškrtnete jeho roli:

• Odběratel — ten, komu vy vystavujete faktury. Tedy zákazník.
• Dodavatel — ten, od koho vám chodí faktury. Třeba velkoobchod se šrouby.

Zaškrtnout jde obojí najednou a je to úplně běžné. Sousední truhlář, kterému občas fakturujete výpomoc a od kterého jindy kupujete materiál, je prostě odběratel i dodavatel zároveň.

Nakonec klikněte na Uložit. Kontakt se objeví v seznamu a od té chvíle ho můžete vybrat na faktuře nebo nabídce.

Kliknutím na řádek v seznamu se otevře detail. Uvidíte tam všechny údaje pohromadě a odsud kontakt taky upravujete tlačítkem Upravit.

Tři věci, které stojí za to znát

Štítky — vlastní třídění zákazníků

Ke každému kontaktu můžete přidat barevné štítky. Jsou to vaše vlastní nálepky, žádný pevný seznam — pojmenujete si je, jak chcete: „VIP", „platí pozdě", „bytovka Kolín". Přidáte je v detailu kontaktu tlačítkem + u štítků a vidíte je pak i v seznamu.

Ověření DIČ — jestli je firma opravdu plátce DPH

U uložené firmy s vyplněným DIČ je vedle toho pole tlačítko Ověřit DIČ. MEFYS se zeptá evropského systému VIES, jestli je číslo platné, a k poli přidá odznak DIČ ověřeno, nebo DIČ neplatné. Uloží si k tomu i datum, takže máte doklad, že jste to k danému dni prověřili.

Tlačítko se objeví až po prvním uložení kontaktu — u zbrusu nové firmy ho ve formuláři nehledejte. A když je VIES zrovna mimo provoz, výsledek se neuloží: MEFYS schválně neoznačí DIČ za neplatné jen proto, že se nedovolal.

Kontaktní osoby u firem

U firmy si můžete vést libovolný počet lidí — jednatel, paní z účtárny, mistr na stavbě. Najdete je v detailu firmy na záložce Kontaktní osoby, přidáte tlačítkem Přidat osobu. U kontaktu typu Osoba se tahle záložka nezobrazuje, což dává smysl.

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi odběratelem a dodavatelem?

Odběratel je zákazník — komu vystavujete faktury vy. Dodavatel je ten, od koho faktury přijímáte a platíte je. Jeden kontakt může mít obě role zároveň, stačí zaškrtnout obě políčka.

Smazal jsem kontakt. Kam zmizel?

V MEFYSu se kontakt nemaže, jen deaktivuje. Zmizí ze seznamu, ale zůstane navázaný na staré faktury a nabídky, aby doklady zůstaly úplné. Zpátky ho dostanete tím, že ho znovu nastavíte na aktivní.

Nemůžu najít zákazníka v seznamu.

Zkuste vyhledávací pole nahoře — hledá podle názvu firmy, jména, IČO i e-mailu a filtruje už během psaní. Pozor taky na zapnuté filtry: když máte nastavené „Dodavatel", odběratelé se vám nezobrazí.

Proč nevidím tlačítko Nový kontakt?

Tlačítka se řídí tím, co má vaše role povolené. Zakládat a upravovat kontakty mohou Účetní, Obchodník a Administrátor; mazat jen Administrátor. Bez oprávnění se tlačítko vůbec nezobrazí.