Jak vystavit fakturu

Faktura je papír (dnes spíš PDF), kterým zákazníkovi říkáte: tohle jsem pro vás udělal nebo dodal, tolik to stojí, pošlete peníze sem a do téhle doby. MEFYS ji za vás spočítá a vytiskne. Vy jen vyplníte, co fakturujete a komu.

V levém menu klikněte na Faktury. Uvidíte seznam všeho, co jste kdy vystavili. Novou fakturu založíte tlačítkem Nová faktura vpravo nahoře.

Nahoře ve formuláři jsou záložky. Ve většině případů zůstanete na Vydaná — to je běžná faktura, kterou posíláte svému zákazníkovi.

Ostatní záložky potřebujete jen občas:

• Přijatá — faktura, kterou poslal někdo vám a vy ji platíte.
• Vydaná záloha — chcete peníze dopředu, ještě před dodáním.
• Dobropis — opravujete fakturu, kterou jste už vystavili (třeba když zákazník zboží vrátil).

Do pole Odběratel začněte psát název firmy a vyberte ji ze seznamu svých kontaktů. Název, adresa a IČO se do faktury doplní samy — nemusíte nic opisovat.

Když zákazníka v seznamu ještě nemáte, založte si ho v modulu Kontakty. Stačí zadat IČO a zbytek se načte z veřejného rejstříku ARES.

Vyplňují se dvě data a obě jsou důležitá:

• Datum vystavení — kdy fakturu vystavujete. Obvykle dnešek.
• Datum splatnosti — dokdy chcete mít zaplaceno. Běžně 14 nebo 30 dní. Podle tohohle data pak MEFYS pozná, že je faktura po splatnosti, a umí zákazníkovi sám poslat upomínku.

Splatnost nemůže být dřív než vystavení. Stejný den ano — když chcete platbu hned.

Tohle je jádro faktury. Každý řádek je jedna položka — jedna práce, jeden výrobek, jedna služba. U řádku vyplníte:

• Popis — co to je. Klidně vlastními slovy: „Montáž kuchyňské linky".
• Množství a jednotku — třeba 8 hodin, 3 kusy, 12 metrů.
• Cenu bez DPH — za jeden kus nebo jednu hodinu, ne celkem.
• Sazbu DPH — pokud jste plátce. Když nejste, tohle vás netrápí.
• Slevu v procentech — nepovinné.

Celkovou částku nepočítáte. MEFYS ji dopočítá sám, včetně DPH, a průběžně ji ukazuje dole.

Klikněte na Uložit. Vznikne koncept — rozepsaná faktura, kterou vidíte jen vy. Ještě nikam neodešla a můžete ji libovolně měnit, dokud nebude přesně taková, jakou ji chcete.

Všimněte si, že koncept ještě nemá číslo faktury. Je tam jen náhled s poznámkou, že se číslo přidělí až při vystavení. Je to tak schválně — aby ve vašich fakturách nevznikaly díry v číslování, kdyby vám nějaký koncept nakonec zbyl.

Když je faktura hotová, klikněte na Vystavit. V ten okamžik se z rozepsaného konceptu stane platný doklad:

• dostane číslo faktury, které už se nemění,
• dostane variabilní symbol — číslo, podle kterého vaše banka pozná, že přišlá platba patří právě k téhle faktuře,
• přepne se do stavu Vystavená a začne se hlídat splatnost.

Z detailu faktury si ji můžete stáhnout jako PDF a poslat ji, jak jste zvyklí. Nebo ji rovnou odešlete e-mailem přímo z MEFYSu.

Na PDF je i QR kód k platbě. Zákazník ho v mobilním bankovnictví vyfotí a nemusí nic přepisovat — částka, účet i variabilní symbol se mu vyplní samy. Znatelně to zvyšuje šanci, že zaplatí rychle a se správným symbolem.

A co dál?

Fakturu máte venku. Odteď za vás MEFYS hlídá zbytek:

• Až přijdou peníze, nahrajete výpis z banky a faktura se sama označí jako zaplacená.
• Když zákazník nezaplatí včas, může mu MEFYS poslat upomínku — nemusíte to řešit vy.
• Fakturujete každý měsíc to samé? Nastavte si pravidelnou fakturu a bude se vystavovat sama.

Časté otázky

Spletl jsem se ve vystavené faktuře. Co teď?

Už vystavenou fakturu nelze jen tak přepsat — je to daňový doklad. Podle situace ji buď stornujete (když je celá špatně a ještě nikam neodešla), nebo na ni vystavíte dobropis (když opravujete částku u faktury, kterou už zákazník má). MEFYS obojí umí a v obou případech zůstane jasná stopa, co se stalo.

Nejsem plátce DPH. Musím ho vyplňovat?

Ne. Když v nastavení uvedete, že plátce nejste, faktury se počítají bez DPH a políčka se sazbami vás nebudou obtěžovat.

Fakturuji do zahraničí v eurech. Jde to?

Ano. U faktury zvolíte měnu a MEFYS si k datu vystavení natáhne kurz České národní banky. Přepočet na koruny pro účetnictví udělá sám.

Kde uvidím, kdo mi ještě nezaplatil?

Hned na úvodní stránce po přihlášení. Je tam přehled faktur po splatnosti i toho, kolik peněz na vás čeká.