Jak si nastavit čísla faktur

Číselná řada je předpis, podle kterého MEFYS vymýšlí čísla vašich dokladů. Zní to složitě, ale je to jenom šablona: tohle písmeno na začátek, pak rok, pak lomítko a čtyřmístné pořadové číslo. Nastavíte ji jednou a od té chvíle vám čísla naskakují sama, po pořádku a bez opakování.

Proč to vůbec řešit: číslo faktury je jediné, čím se doklad jednoznačně označí. Podle něj ho hledáte vy, vaše účetní i finanční úřad, a odvozuje se z něj variabilní symbol — číslo, podle kterého banka pozná, ke které faktuře přišlá platba patří.

V levém menu klikněte na Nastavení a vlevo vyberte položku Číselné řady. Uvidíte tabulku, kde je každý typ dokladu na svém řádku.

Vezměme si číslo FV2026/0009 a rozeberme ho na kousky. Přesně tyhle kousky si totiž v nastavení přepínáte:

• Předpona — FV. Písmena na začátku, aby bylo na první pohled poznat, o jaký doklad jde. Vydaná faktura, přijatá faktura, dobropis. Klidně si dejte vlastní.
• Rok — 2026. Přepínač, jestli má být rok součástí čísla. Skoro každý ho chce, protože se pak faktury samy třídí podle let.
• Měsíc — ve výchozím stavu vypnutý. Zapnete ho, jen když vystavujete tolik dokladů, že se vám hodí rozlišit i měsíc.
• Oddělovač — /. Znak mezi částmi čísla. Můžete nechat prázdný a části se slepí k sobě.
• Počet číslic — 4, proto 0009 a ne jen 9. Doplněné nuly zajistí, že se čísla v seznamech i v Excelu řadí správně.
• Další číslo — které pořadové číslo dostane příští doklad. Tuhle hodnotu MEFYS posouvá sám a ručně do ní sahejte jen z dobrého důvodu.

Úprava je jednoduchá: u řádku klikněte na ikonu tužky, změňte, co potřebujete, a sledujte sloupec Náhled — mění se rovnou při psaní, takže výsledek vidíte dřív, než ho potvrdíte. Uložíte ikonou fajfky, zahodíte ikonou křížku.

V tabulce je řádků víc, protože MEFYS nemíchá různé druhy dokladů do jedné hromady. Svoji vlastní řadu má:

• Faktury vydané — běžné faktury, které posíláte svým zákazníkům.
• Faktury přijaté — faktury, které přišly vám a vy je platíte.
• Zálohy vydané — když chcete peníze dopředu, ještě před dodáním.
• Dobropisy — opravné doklady k už vystaveným fakturám.
• Nabídky — cenové nabídky, které ještě nejsou fakturou.
• Pokladní účtenky — doklady o platbě v hotovosti.

Oddělené řady dávají smysl praktický i účetní. Kdyby všechno šlo jednou řadou, nešlo by z čísla poznat, jestli držíte v ruce fakturu nebo dobropis, a v číslování faktur by byly nepravidelné mezery. Takhle má každý druh svoji čistou souvislou posloupnost.

Přepínačem Aktivní můžete řadu, kterou nepoužíváte, vypnout.

Tohle lidi mate nejčastěji. Rozepíšete fakturu, uložíte ji — a místo čísla je tam jenom náhled s poznámkou, že se číslo přidělí až při vystavení.

Je to schválně. Číslo se vydaným fakturám přiděluje až v okamžiku, kdy kliknete na Vystavit. Kdyby ho koncept dostal hned při uložení, stalo by se tohle: rozepsanou fakturu byste si to rozmysleli a smazali — a v číslování by po ní zůstala díra. Číslo 0007 by prostě neexistovalo. Účetní by se pak ptala, kde je, a vy byste vysvětlovali, že jste si to rozmysleli.

Takhle je pořadí čisté: číslo dostane jen doklad, který opravdu vznikl. Spolu s číslem se v ten samý okamžik odvodí i variabilní symbol.

Malá výjimka: přijaté faktury dostávají číslo hned při založení. U nich totiž nejde o doklad, který teprve vzniká — ten už reálně existuje, poslal vám ho dodavatel.

Pokud máte v čísle rok, začne se s novým rokem číslovat od začátku — v lednu tedy nenavážete na 0247, ale zase na 0001, jen s novým rokem v čísle. U řad, které mají zapnutý měsíc, se pořadí resetuje každý měsíc.

Pozor si dejte na políčko Další číslo. Když ho snížíte pod hodnotu, která už byla použitá, MEFYS by se dostal k číslu, jaké už na nějakém dokladu je — a to je přesně ta situace, kterou nechcete vysvětlovat účetní. Nechte ho být, pokud k jeho změně nemáte konkrétní důvod.

Ten důvod obvykle nastane při přechodu z jiného programu. Vystavili jste letos v původním systému faktury do čísla 0083 a chcete plynule pokračovat? Pak nastavte předponu a formát tak, aby odpovídaly starým dokladům, a do Dalšího čísla zadejte 84. Od té chvíle řada pokračuje, jako by se nic nestalo.

Časté otázky

Proč moje faktura nemá číslo?

Je nejspíš ve stavu Koncept. Číslo se vydaným fakturám přiděluje až akcí Vystavit, aby po smazaných konceptech nezůstávaly díry v číslování. Jakmile ji vystavíte, číslo naskočí.

Stornoval jsem fakturu. Uvolní se její číslo?

Ne. Stornovaná faktura si svoje číslo ponechá a zůstane v evidenci — právě proto, aby v řadě nevznikla mezera. Výjimka je jen jedna: když stornovanou fakturu trvale smažete a šlo o tu úplně poslední, číslo se uvolní a použije se znovu. Když smažete fakturu někde uprostřed, mezera po ní zůstane. Existující doklady se nikdy nepřečíslovávají.

Můžu mít vlastní předponu, třeba iniciály firmy?

Můžete si zvolit libovolnou předponu. Vyplatí se ale držet ji krátkou a takovou, aby z ní bylo poznat typ dokladu — jinak ztrácí smysl a ve výpisu z banky se v tom hůř orientuje.

Souvisí číslo faktury s variabilním symbolem?

Ano, variabilní symbol se z čísla faktury odvozuje a přiděluje se ve stejný okamžik. U konceptu můžete pole variabilního symbolu nechat prázdné a doplní se samo, nebo si zadat vlastní.