Jak nastavit, kdo co smí

Dokud v MEFYSu pracujete sami, tohle řešit nemusíte. Ve chvíli, kdy přibude účetní, skladník nebo brigádník na léto, začne dávat smysl rozdělit, kdo se k čemu dostane. Neděláme to proto, že bychom si nevěřili — děláme to proto, aby nikdo omylem nesmazal to, do čeho neměl co sahat.

V MEFYSu se to řeší rolemi. Role je hotový balíček oprávnění, který člověku přiřadíte jedním kliknutím. Nemusíte klikat u každé funkce zvlášť.

V levém menu klikněte na Nastavení a v nabídce vlevo zvolte záložku Uživatelé. Uvidíte seznam všech lidí, kteří se do vaší firmy přihlašují — u každého jméno, e-mail, přiřazené role a jestli je účet aktivní.

Klikněte na Nový uživatel a vyplňte Jméno, Příjmení, E-mail a Heslo. Potvrdíte tlačítkem Vytvořit.

E-mail slouží zároveň jako přihlašovací jméno. Heslo, které zadáte, kolegovi předejte — a řekněte mu, ať si ho po prvním přihlášení změní ve svém profilu na vlastní.

V dialogu je i přepínač Administrátor. Ten dává plná práva ke všemu, včetně nastavení firmy a předplatného. Zapínejte ho jen tam, kde to opravdu dává smysl.

V seznamu uživatelů klikněte u příslušného řádku na ikonu štítu (Spravovat role). Otevře se dialog, kde role zaškrtnete a potvrdíte.

Rolí může mít člověk i víc naráz — práva se sečtou. Účetní, která zároveň vydává nabídky, tak dostane obě role a nemusíte kvůli ní nic vymýšlet.

V MEFYSu je připravených pět rolí pro běžný provoz. Vybírejte podle toho, co má člověk v systému skutečně dělat:

• Administrátor — může všechno. Nastavení firmy, číselné řady, uživatele, tarif a předplatné, přístupové klíče. Tuhle roli dejte jednomu nebo dvěma lidem, ne celé kanceláři.
• Účetní — pracuje s doklady a penězi: vystavuje a odesílá faktury, eviduje platby, řeší upomínky a pravidelné faktury, zakládá kontakty a nabídky. Nesahá na uživatele ani na nastavení firmy.
• Skladník — pracuje se skladem: příjem, výdej, pohyby, inventura, skenování čárových kódů. Doklady jen vidí, nevystavuje je.
• Obchodník — pracuje se zákazníky a nabídkami: zakládá kontakty, vystavuje a posílá nabídky a mění je na faktury. K vydaným fakturám a platbám nemá práva měnit nic.
• Prohlížení — vidí, ale nic nemění. Hodí se pro externí účetní, majitele, který chce jen přehled, nebo brigádníka na zaučení.

Kromě toho existuje ještě role API — jen čtení. Ta se nedává lidem, ale přístupovým klíčům pro napojení jiných programů a AI asistentů. Podrobněji o ní píšeme v návodu o AI asistentovi.

MEFYS řeší oprávnění tak, že co nesmíte, to nevidíte. Uživatel bez práva vystavovat faktury nedostane zašedlé tlačítko, na které marně kliká — tlačítko tam prostě není. Totéž platí pro celé záložky v Nastavení.

Je to záměr: méně matoucích klikání a žádné hlášky „nemáte oprávnění" uprostřed práce.

Role nejsou natrvalo. Kdykoli je můžete u člověka přidat nebo odebrat stejnou cestou — ikonou štítu u jeho řádku.

Když někdo z firmy odejde, účet nemažte. U jeho řádku klikněte na ikonu osoby a účet deaktivujte. Takový člověk se už nepřihlásí, ale zůstane v evidenci — a u dokladů, které vystavil, zůstane čitelné, kdo je vystavil. Historie tím neutrpí a uvolníte místo pro někoho dalšího v rámci limitu tarifu.

Proč nedávat všem všechno

Nejde o nedůvěru. Jde o tři praktické věci:

• Omyly. Nejčastější škoda nevzniká zlým úmyslem, ale překliknutím. Když skladník nemá tlačítko na stornování faktury, nestornuje ji omylem.
• Přehled. Člověk, který vidí jen svoji agendu, se v systému rychleji zorientuje. Skladníka nezajímá záložka s předplatným.
• Bezpečnost. Když se někomu dostane cizí člověk k účtu, škoda je omezená tím, co ten účet uměl. Účet s plnými právy je vždycky lákavější cíl.

Časté otázky

Může mít jeden člověk víc rolí?

Ano, a je to běžné. Práva se sčítají — kdo má role Účetní i Obchodník, může obojí. Není potřeba vymýšlet zvláštní roli pro každou kombinaci.

Kolega nevidí záložku, kterou má vidět. Kde je chyba?

Skoro vždycky v roli. Zkontrolujte si u něj přes ikonu štítu, jaké role má přiřazené. Druhá možnost je tarif — některé části (například sklad) jsou navázané na tarif a bez něj se nezobrazí nikomu, ani administrátorovi.

Můžu si vytvořit vlastní roli na míru?

Připravených pět rolí pokrývá běžný provoz. Pokud vám žádná nesedí, napište nám — projdeme s vámi, co přesně potřebujete.

Co se stane s doklady člověka, kterého deaktivuji?

Zůstanou tak, jak jsou. Faktury, nabídky ani skladové pohyby se nemažou a je u nich dál vidět, kdo je pořídil. Deaktivace řeší jen přihlašování.