Jak rychle něco najít

Čím víc dokladů v systému máte, tím víc času sežere hledání. MEFYS na to má tři věci: jedno vyhledávací pole pro všechno, úvodní přehled s tím podstatným a notifikace, které vám samy řeknou, co se stalo.

Uprostřed horní lišty je vyhledávací pole. Je vidět na každé stránce, takže nemusíte nikam přecházet. Otevřít ho můžete i klávesovou zkratkou Ctrl+K (na Macu Cmd+K) — ruka zůstane na klávesnici.

Začnete psát a výsledky se objevují samy, rozdělené do skupin: faktury, nabídky, kontakty, produkty. Nemusíte nikde přepínat, co zrovna hledáte.

Ať už si pamatujete cokoli, něco z toho zabere:

• Faktury — podle čísla faktury, variabilního symbolu nebo jména odběratele.
• Nabídky — podle čísla nebo předmětu nabídky.
• Kontakty — podle názvu firmy, IČO nebo e-mailu.
• Produkty — podle názvu, vašeho skladového označení nebo čárového kódu.

Stačí kus slova, nemusíte trefit začátek. Když si u firmy „Stavebniny Novák" pamatujete jen „novák", najde se.

Na výsledek buď kliknete, nebo se v seznamu posunete šipkami a potvrdíte Enterem. Otevře se rovnou detail. Klávesou Esc hledání zavřete.

Spoustu věcí nemusíte hledat vůbec — jsou na úvodní stránce, kterou vidíte hned po přihlášení. Počítá se v reálném čase z vašich dokladů a všechny částky jsou v korunách; doklady v cizí měně se přepočítají kurzem.

Nahoře je řada dlaždic. Co které číslo znamená:

• Tržby — kolik jste tenhle měsíc vyfakturovali a jak si stojíte proti minulému.
• Náklady — totéž z druhé strany: faktury, které přišly vám.
• Neuhrazené faktury — kolik jich čeká na zaplacení. Ty po splatnosti jsou zvýrazněné červeně.
• Otevřené nabídky — kolik nabídek ještě čeká na vyjádření zákazníka.
• Průměrná doba úhrady — za kolik dní vám zákazníci v průměru platí. Čím nižší číslo, tím lépe.
• Peníze na cestě — kolik korun ještě čekáte z odeslaných, ale nezaplacených faktur.

Pod dlaždicemi jsou dva bloky, které se hodí koukat každé ráno: Nadcházející splatnosti (co je splatné v příštích 30 dnech) a Faktury po splatnosti (nejdéle dlužné nahoře). Kliknutím na řádek se otevře detail faktury.

V záhlaví přehledu je ještě přepínač roku (šipky kolem letopočtu) a tlačítko Obnovit. Rok mění bloky vázané na rok — měsíční přehled, tržby podle štítků, top zákazníky a dodavatele. Dlaždice a graf mají pevné období a rokem se neřídí.

Jestli jste v MEFYSu úplně noví a přehled je prázdný, není to chyba: dokud nemáte doklady, není co počítat. Místo nul uvidíte uvítací panel a checklist prvních kroků. Jakmile vystavíte první fakturu, přepne se sám.

Vpravo nahoře je zvoneček. Když se u něj objeví červené číslo, něco se stalo a MEFYS vám to chce říct. Kliknutím se otevře seznam.

Typicky vám sem přijde:

• Faktura zaplacena — když se doklad označí jako uhrazený.
• Faktura po splatnosti — někdo nezaplatil včas.
• Upomínka odeslána — dlužníkovi odešla připomínka.
• Nabídka vypršela — uplynula platnost nabídky, kterou jste poslali.
• Pravidelná faktura vygenerována (nebo naopak nevygenerována, když něco zaskřípalo).
• Nízký stav zásob — zboží se dostalo pod hlídanou hranici.
• Doklad připraven ke kontrole — nahraná přijatá faktura je přepsaná a čeká na vaše schválení.

Oznámení nejsou úkoly, které byste museli odbavovat — jsou to informace. Přečtené si odklikáte, nebo použijete Označit vše jako přečtené a máte čistý štít.

Časté otázky

Proč mi hledání nenajde fakturu podle toho, co je na ní napsané?

Pole nahoře prochází čísla a názvy — u faktur číslo, variabilní symbol a jméno odběratele. Text jednotlivých položek na faktuře neprohledává. Když víte jen, co jste fakturovali, jděte přes modul Faktury a použijte filtry období a stavu.

Kolega vidí na přehledu jiná čísla než já. Proč?

Přehled ukazuje jen to, na co má člověk oprávnění, a jen ty části, které máte zapnuté v tarifu. Kdo nemá přístup k fakturám, neuvidí tržby ani splatnosti. Co která role smí, řeší návod o rolích a oprávněních.

Co přesně znamená „průměrná doba úhrady"?

Průměrný počet dní mezi vystavením faktury a jejím zaplacením. Když se číslo zvyšuje, platí vám zákazníci pomaleji — a je čas přitvrdit v upomínkách. Dokud vám nikdo nezaplatil, MEFYS místo čísla ukáže pomlčku, protože není z čeho počítat.

Jsou čísla na přehledu aktuální?

Ano, počítají se v reálném čase z dokladů. Když chcete mít jistotu, klikněte v záhlaví na Obnovit.