Archivace faktur: co, jak dlouho a co znamená „elektronicky“

Na archivaci se myslí až při kontrole z finančního úřadu — v nejhorší možný okamžik. Přitom pravidla jsou přehledná a dají se splnit mimochodem, když má systém doklady na jednom místě a umí je vyexportovat.

Jak dlouho

Platí dvě různé lhůty z dvou různých zákonů a řídíte se tou delší, která na doklad dopadá.

• Daňové doklady (DPH): 10 let. Jste-li plátce DPH, vaše faktury jsou zároveň daňové doklady. Zákon o DPH žádá jejich uchování 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
• Účetní záznamy: 5 nebo 10 let. Zákon o účetnictví stanoví 10 let pro účetní závěrku a výroční zprávu a 5 let pro účetní doklady, knihy, inventurní soupisy a další záznamy — počítáno od konce účetního období.

V praxi: běžnou vydanou fakturu plátce DPH držíte 10 let. Je to bezpečná výchozí lhůta, pod kterou se nespletete.

Co znamená „elektronicky“

Zákon o DPH výslovně umožňuje uchovávat daňové doklady elektronicky a převádět je mezi papírem a elektronickou podobou. Má to ale tři podmínky, které musí platit po celou dobu archivace:

• Věrohodnost původu — je jisté, kdo doklad vystavil.
• Neporušenost obsahu — od vystavení se nezměnil.
• Čitelnost — je kdykoli otevřitelný a přečtitelný člověkem.

Právě tyhle tři podmínky odhalí, proč „mám to v mailu" není archiv.

Proč PDF v mailu není archivace

Mailová schránka splňuje čitelnost, ale zbylé dvě podmínky drhnou. Přílohy se ztrácejí při migraci schránky, mažou se kvůli místu, poskytovatel může účet zrušit. Deset let je dlouhá doba na to spoléhat na e-mail — a hlavně: rozházené přílohy nejsou evidence, jen hromada souborů, ve které při kontrole hledáte konkrétní doklad.

Archivace znamená mít doklady na jednom místě, dohledatelné a exportovatelné ve formátu, který přežije i změnu softwaru.

Jak to řeší MEFYS

Vydané i přijaté faktury máte v jedné evidenci s historií. K přijaté faktuře navíc přiložíte originál dokladu od dodavatele (PDF nebo sken). Odsud vede k naplnění zákonných podmínek pár kroků:

• Export do ISDOC, PDF a CSV/XLSX — strukturovaná i tisková podoba dokladu. ISDOC i PDF jsou dostupné ve všech tarifech.
• Import ISDOC od dodavatelů, kteří ho posílají — doklad uložíte i s daty, ne jen jako obrázek.
• Zálohování na straně provozu — data běží na evropském cloudu s hodinovými zálohami a replikací mezi lokalitami.

Zvláštní případ: zrušení účtu

Co když firmu nebo účet zrušíte? Zákonná archivační povinnost tím nezaniká. MEFYS s tím počítá: při výmazu tenanta se osobní a provozní data smažou, ale faktury zůstávají (v depersonalizované podobě s povinnými náležitostmi dokladu) — právě proto, že u daňových dokladů se právo na výmaz podle GDPR neuplatní. Zákonná povinnost má přednost.

Archivace není administrativní zátěž navíc — je to důsledek toho, že máte doklady pod kontrolou. Když je systém drží pohromadě a umí je vydat, splníte ji, aniž byste na ni mysleli.