ISDOC: co to je a proč ho po vás chce účetní

ISDOC (Information System Document) je český standard elektronické fakturace. Vznikl v roce 2008 jako společná dohoda tuzemských výrobců ekonomických systémů — místo toho, aby každý dodavatel softwaru vymyslel vlastní formát, shodli se na jednom.

Technicky jde o XML soubor. Prakticky jde o fakturu, kterou umí účetní program načíst a zaúčtovat, aniž by ji někdo přepisoval z papíru nebo z PDF.

Čím se ISDOC liší od PDF

PDF faktura je vizuální dokument. Číslo faktury na ní vidíte, protože umíte číst. Software na tomtéž místě vidí jen obarvené pixely, případně text bez významu — neví, které číslo je variabilní symbol, které je IČO a které je částka.

ISDOC nese tytéž informace jako strukturovaná data: dodavatel, odběratel, jednotlivé řádky, sazby DPH, základy daně, měna, kurz, splatnost. Každý údaj má svoje místo a svůj význam. Účetní software si ho načte, doplní kontace a hotovo.

• Bez přepisování — nikdo neopisuje částky, nevzniká překlep ve variabilním symbolu.
• Bez OCR — data se nedovozují z obrázku, jsou v souboru přesně tak, jak je vystavil dodavatel.
• Kontrolovatelné — nesedící součet DPH se pozná při načtení, ne až při kontrole.

Kdy ho budete potřebovat

Typicky ve chvíli, kdy se stanete plátcem DPH a vaše účetní pracuje s ekonomickým systémem a nechce ručně přepisovat vaše faktury. Druhá typická situace je opačná: dostáváte přijaté faktury od dodavatelů, kteří ISDOC posílají, a je škoda je zadávat ručně.

ISDOC podporuje většina tuzemských ekonomických systémů — mimo jiné Pohoda, Money, Helios či ABRA. Pro vás to znamená, že soubor prostě předáte a druhá strana si poradí.

Jak to funguje v MEFYSu

Export. V detailu vystavené faktury je akce ISDOC (pod tlačítkem Další akce). Vygeneruje se pro vydané doklady — fakturu, zálohovou fakturu i dobropis. U konceptu se nenabízí, protože koncept nemá číslo a není to daňový doklad.

Import. Přijatou fakturu ve formátu ISDOC lze do MEFYSu naimportovat. Systém vyplní, co v souboru najde, a upozorní na pole, která se načíst nepodařilo. Import ISDOC je dostupný ve všech tarifech včetně Free — stejně jako export do PDF, CSV a XLSX.

Export do ISDOC a do Money S3 patří mezi účetní exporty. Ty jsou k dispozici od tarifu Start, případně jako samostatný doplněk. Bez nich uvidíte tlačítka zamčená s krátkou informací, jak je aktivovat. Exportovat smí role Účetní a Administrátor.

Dvě věci, které stojí za pozornost

Dobropis se v ISDOC neposílá jako faktura se zápornými čísly navíc. Má svůj vlastní typ dokladu. V MEFYSu zadáváte částky dobropisu kladně a znaménko řeší systém až ve výstupu — PDF má nadpis „Opravný daňový doklad" a ISDOC odpovídající typ.

Cizí měna potřebuje kurz. Doklad v eurech bez vyplněného kurzu je pro účetnictví nepoužitelný, protože z něj nejde spočítat základ daně v korunách. MEFYS umí kurz načíst z ČNB k datu vystavení jedním kliknutím.

Proč to celé stojí za nastavení

ISDOC je zároveň nejjednodušší pojistka proti uzamčení u dodavatele a součást archivace dokladů. Dokud umíte svoje doklady vyexportovat ve standardním formátu, kterému rozumí i konkurence, můžete kdykoli odejít. Systém, který vám export odepře, vás nedrží kvalitou.