Automatické upomínky: přestaňte prosit o vlastní peníze

Faktura po splatnosti není jen chybějící peníze na účtu. Je to i práce navíc: někdo musí zjistit, kdo nezaplatil, dohledat kontakt, napsat mail, který nezní ani vlezle ani bezzubě, a pak si za dva týdny vzpomenout, že se nic nestalo.

Většina malých firem tohle dělá nepravidelně. Upomíná se, když už je zle. A protože se upomíná pozdě, upomíná se rovnou naštvaně.

Tři úrovně, ne jeden tón

Funkční upomínkový proces má stupně. První připomenutí předpokládá, že zákazník na fakturu zapomněl — což bývá pravda. Až poslední výzva mluví o vymáhání.

• 1. upomínka — přátelské upozornění, že splatnost uplynula.
• 2. upomínka — urgentnější výzva, avizuje další opatření.
• 3. upomínka / poslední výzva — oznamuje předání k vymáhání.

V MEFYSu má každá úroveň vlastní šablonu textu i barvu záhlaví e-mailu (oranžová → tmavší oranžová → červená). Úroveň se navrhuje sama: při každém dalším upomínání téže faktury se zvýší, maximálně na tři.

Nejdřív návrhy, potom odeslání

Nemusíte hledat, komu upomínku poslat. Funkce Návrhy upomínek vypíše vydané faktury po splatnosti, které ještě nemají aktivní upomínku, a u každé ukáže zákazníka, počet dní po splatnosti, částku a navrženou úroveň. Zaškrtnete a jedním tlačítkem vytvoříte upomínky pro všechny vybrané.

Vytvořené upomínky čekají na svoje datum odeslání. Každý den ráno v 8:00 MEFYS projde upomínky ve stavu Čeká, jejichž datum už nastalo, a odešle je. Když potřebujete odeslat hned, je tu tlačítko Odeslat ihned.

Co v tom e-mailu je

Upomínka není holý text. Obsahuje číslo faktury, částku, počet dní po splatnosti, platební údaje včetně IBAN a variabilního symbolu, QR kód pro platbu a tlačítko Zobrazit a zaplatit fakturu online, které odběratele přivede na veřejnou stránku faktury.

Smysl je prostý: mezi „připomínám dluh" a „zaplaceno" má stát jedno naskenování, ne pátrání v archivu e-mailů.

Pojistka, kterou oceníte

Nic nezničí vztah se zákazníkem tak spolehlivě jako upomínka na fakturu, kterou už zaplatil.

MEFYS proto před každým odesláním ověří stav faktury. Pokud byla mezitím zaplacená, stornovaná, nebo je to koncept, upomínka se neodešle a označí se jako Zrušeno s uvedeným důvodem. Není to chyba systému, je to záměr. Částečně uhrazená faktura se za dlužnou stále považuje a upomínka u ní odejde.

Vlastní texty

Výchozí šablony MEFYSu jsou střízlivé a fungují. Když chcete jiný tón, přepíšete texty pro úrovně 1–3 firemními šablonami v Nastavení. Text zadaný přímo u konkrétní upomínky má přednost před šablonou. Zástupné proměnné (číslo dokladu, částka, splatnost, počet dní po splatnosti, číslo účtu, IBAN, variabilní symbol) se doplní samy.

Co s tím udělat příští týden

1. Otevřete Návrhy upomínek a podívejte se, kolik faktur po splatnosti vlastně máte. Číslo bývá překvapení.
2. Vytvořte upomínky pro všechny. První úroveň nikoho neurazí.
3. Nechte automatiku pracovat. Až se ozve zákazník, který zaplatil včera, upomínka mu už neodešla.

Upomínky jsou součástí tarifu Start a vyšších, případně je lze dokoupit jako samostatný doplněk k fakturaci.