Webová faktura: pošlete odkaz, ne přílohu

Faktura v příloze e-mailu má tři vady. Občas ji zachytí filtr. Na mobilu se otvírá špatně. A vy nikdy nezjistíte, jestli se k adresátovi vůbec dostala — až po splatnosti, když se ptáte proč.

Webová faktura je odpověď: veřejný odkaz na jednu konkrétní fakturu. Odběratel ho otevře v prohlížeči, prohlédne si doklad, stáhne PDF a zaplatí naskenováním QR kódu. Nic neinstaluje, nikam se nepřihlašuje.

Co odběratel uvidí

• Číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, stav úhrady.
• Dodavatele, odběratele, jednotlivé položky a částky.
• Tlačítko pro stažení PDF.
• QR kód platby a platební údaje — číslo účtu, IBAN, variabilní symbol, částku k úhradě.

Nevidí vaše interní poznámky. Nevidí žádnou jinou fakturu. Odkaz odkrývá právě tu jednu.

Jak odkaz vznikne

V detailu vystavené faktury je pod Dalšími akcemi tlačítko Sdílet online. Kliknete na Vytvořit odkaz, zkopírujete adresu a pošlete ji kudy chcete — mailem, v chatu, přes messenger.

Ještě jednodušší cesta: nic nedělejte. Když fakturu odešlete e-mailem z MEFYSu, tlačítko „Zobrazit fakturu online" se do zprávy vloží samo. Platí to i pro automaticky odesílané pravidelné faktury a pro upomínky.

Koncept sdílet nelze — tlačítko se u něj nenabízí. Odkaz existuje jen k oficiálnímu dokladu s přiděleným číslem.

Vidíte, kolikrát byla faktura otevřená

Okno se sdílením ukazuje počet zobrazení. Je to nenápadný, ale užitečný údaj. Faktura po splatnosti s nulou zobrazení znamená něco jiného než faktura otevřená pětkrát. V prvním případě jde nejspíš o problém s doručením, ve druhém o problém s penězi. Volá se každému jinak.

Když odkaz odešlete omylem

Dvě možnosti. Zneplatnit — odkaz okamžitě přestane fungovat, kdokoli ho otevře, uvidí hlášku, že faktura není dostupná. Nebo Vygenerovat nový — vznikne jiná adresa a původní přestane platit. Nový odkaz pak pošlete správnému příjemci.

Pozor jen na jednu věc: zneplatněním přestane fungovat i tlačítko v e-mailech, které už odešly.

Vlastní logo a barvy — zdarma

Webová faktura nese vaše logo z Nastavení → Firma a barvy z Nastavení → Vzhled dokladů (primární a doplňková barva, pozice loga, podbarvení hlavičky, akcentní linky). Nastavení se propíše i do PDF faktur, nabídek a zálohových dokladů.

Branding je zdarma ve všech tarifech, včetně Free. Nedokupuje se. Decentní patička „Vystaveno v MEFYS" na veřejné stránce zůstává vždy.

Co zatím neumí

Platbu kartou. Odběratel zaplatí QR kódem nebo běžným převodem podle uvedených údajů. Platební brána je plánovaná samostatně — a dokud není hotová, radši to napíšeme sem, než abychom ji slibovali v ceníku.

Webová faktura funguje i pro zálohové faktury a dobropisy — sdílet lze každý vystavený doklad. Odkaz smí vytvořit i zneplatnit Administrátor a Účetní. Ostatní role fakturu vidí, ale tlačítko Sdílet online se jim nezobrazí — obvyklé pravidlo rolí a oprávnění.