Jak automaticky připomínat nezaplacené faktury

Většina lidí neplatí pozdě schválně. Faktura zapadla v e-mailu, účetní byla na dovolené, na někoho se prostě zapomnělo. Slušné připomenutí to ve velké části případů vyřeší.

Problém je, že se do toho nikomu nechce. Musíte si všimnout, že je faktura po splatnosti, dohledat správný e-mail, napsat zprávu, která nezní ani vlezle, ani bezzubě, a doplnit číslo účtu s variabilním symbolem. To všechno za vás MEFYS připraví.

V levém menu ve skupině Fakturace klikněte na Upomínky. Uvidíte seznam upomínek: ke které faktuře patří, komu jdou, jakou mají úroveň, kdy se mají odeslat a v jakém jsou stavu.

Nemusíte si pamatovat, komu vypršela splatnost. Klikněte vpravo nahoře na Návrhy upomínek a MEFYS vám ukáže vydané faktury po splatnosti, které ještě žádnou upomínku nemají.

U každé vidíte zákazníka, číslo faktury, o kolik dní je po splatnosti, částku, komu se upomínka pošle a jakou úroveň systém navrhuje. Zaškrtnete ty, které chcete upomenout, kliknete na Vytvořit vybrané a je hotovo — upomínky vzniknou s předvyplněným příjemcem, předmětem i textem.

Když nikdo nedluží, dialog vám to napíše. Což je vlastně dobrá zpráva.

Každá upomínka má datum odeslání. To je celé kouzlo automatiky:

• Necháte dnešní datum — upomínka odejde při nejbližším ranním rozesílání.
• Nastavíte datum dopředu — třeba za týden. Do té doby zůstane ve stavu Čeká a pak odejde sama.
• Nechcete čekat — u upomínky ve stavu Čeká kliknete na Odeslat ihned a odejde mimo plán.

MEFYS každý den ráno projde upomínky ve stavu Čeká a odešle ty, jejichž den už nastal. Nemusíte u toho být, nemusíte na to myslet.

Jak často upomínat, si tedy určujete vy: obvyklá praxe je první připomenutí pár dní po splatnosti a další zhruba po dvou týdnech. Pokud faktura zůstane nezaplacená, znovu ji projdete v Návrzích upomínek a vytvoříte další — a ta bude o úroveň důraznější.

Nemá smysl psát prvnímu opozdilci to samé co někomu, kdo nezaplatil půl roku. Proto mají upomínky tři úrovně a MEFYS je s každou další upomínkou téže faktury sám zvyšuje (výš než na trojku nejde).

• 1. upomínka — přátelské upozornění. Ve stylu „možná vám to zapadlo, tady jsou údaje k platbě".
• 2. upomínka — urgentnější výzva, která naznačuje, že se tím budete muset dál zabývat.
• 3. upomínka (poslední výzva) — avizuje předání k vymáhání.

Barevné zvýraznění v e-mailu odpovídá naléhavosti, takže je i vizuálně poznat, o kolikátý pokus jde. U ručně zakládané upomínky si úroveň můžete zvolit sami.

Upomínka odchází jako e-mail, ve kterém je všechno potřebné, aby zákazník mohl zaplatit hned:

• číslo účtu, IBAN, variabilní symbol a částka,
• o kolik dní je faktura po splatnosti,
• QR kód k platbě — zákazník ho v mobilním bankovnictví vyfotí a nemusí nic přepisovat,
• tlačítko „Zobrazit a zaplatit fakturu online", které ho zavede na stránku s fakturou.

V hlavičce e-mailu je název vaší firmy, ne MEFYS. Zákazník tedy vidí, že mu píšete vy — což je u připomínky platby docela podstatné.

Výchozí texty jsou napsané tak, aby se daly poslat komukoliv. Pokud vám ale nesedí tón nebo chcete přidat větu o svých obchodních podmínkách, přepište si je:

1. Otevřete Nastavení a záložku Šablony upomínek.
2. Vyplňte předmět a text zvlášť pro úroveň 1, 2 a 3.
3. Do textu vkládejte zástupné proměnné — číslo dokladu, zákazník, částka, splatnost, IBAN, variabilní symbol, počet dní po splatnosti. Při odeslání se nahradí skutečnými hodnotami.
4. Uložte.

Úroveň, kterou necháte prázdnou, použije výchozí text. A když u jedné konkrétní upomínky napíšete text přímo v ní, má přednost před šablonou — hodí se, když chcete dlouholetému zákazníkovi napsat něco osobnějšího.

Tohle je nejdůležitější pojistka celého modulu. Než upomínka odejde, MEFYS se podívá, jestli je faktura pořád dlužná. Pokud byla mezitím zaplacená, stornovaná nebo se vrátila do konceptu, upomínka se neodešle a označí se jako Zrušeno s uvedeným důvodem.

Nemůže se vám tedy stát, že v pondělí ráno vyletí urgence někomu, kdo v pátek večer zaplatil. Když u faktury zaevidujete platbu — ať ručně, nebo nahráním výpisu z banky — upomínání tím končí samo.

Jedna výjimka: částečně uhrazená faktura se pořád považuje za dlužnou a upomínka u ní odejde. Což dává smysl, protože zbytek peněz na vás pořád čeká.

Časté otázky

Musím upomínky odesílat ručně?

Ne. Vy jen rozhodnete, koho a kdy upomenout — samotné odeslání proběhne automaticky každý den ráno u upomínek, jejichž datum odeslání už nastalo. Tlačítko Odeslat ihned je jen pro případ, že nechcete čekat do rána.

Zákazník mezitím zaplatil. Odejde mu upomínka?

Ne. Před odesláním se stav faktury ověří a upomínka k zaplacené faktuře se přeskočí. V seznamu ji uvidíte jako Zrušeno s důvodem — není to chyba, ale pojistka.

Můžu upomínku ještě zastavit?

Ano, dokud je ve stavu Čeká. Kliknete na zrušení a neodejde. Odeslanou upomínku už vzít zpátky nejde, stejně jako jakýkoliv jiný odeslaný e-mail.

Které faktury vůbec můžu upomínat?

Vydané faktury po splatnosti, které ještě nemají aktivní upomínku. Zaplacené, stornované a rozepsané koncepty se neupomínají.

Kdo z týmu smí upomínky posílat?

Vytvářet a odesílat je mohou Účetní a Administrátor. Odeslání je přitom samostatné oprávnění — někomu můžete dovolit upomínky připravit, ale ne je rozeslat. Upomínky jsou dostupné od tarifu Start; v nižším tarifu je funkce zamčená.