Skladová evidence: kdy Excel přestává stačit

Skoro každá malá firma začíná sklad „vést" v hlavě, pak v sešitě a pak v Excelu. Nějakou dobu to funguje. Tenhle článek je o tom, jak poznat moment, kdy to fungovat přestává — a co má umět skladová evidence, aby vám pomohla a nepřidělala práci.

5 signálů, že Excel přestává stačit

• Stavy nesedí — fyzicky je na regálu něco jiného, než říká tabulka, a nikdo neví proč.
• Dvojí evidence — jednou to zapíšete do faktury, podruhé do tabulky skladu. Dřív nebo později jedno z toho zapomenete.
• Jen jeden člověk ví, kde co je — když je na dovolené, sklad stojí.
• Inventura je noční můra — jednou ročně, celý víkend, a výsledek stejně nikdo nebere vážně.
• Prodáváte, co nemáte — slíbíte zboží, které mezitím odešlo jinému zákazníkovi.

Co má umět skladová evidence pro malou firmu

Propojení s fakturací

Nejdůležitější vlastnost: faktura sama odepíše ze skladu. Žádné druhé zapisování — jedna operace, jeden zápis, stavy sedí. Sklad v tabulce vedle fakturačky je nejjasnější signál, že jste z fakturačky vyrostli.

Skladové karty a pohyby

Ke každé položce historie: co přišlo, co odešlo, kdy a kdo s tím hnul. Když stav nesedí, dohledáte proč.

Lokace a čárové kódy

„Regál B, police 3" místo hledání po hale. Čárový kód nebo QR na lokaci i na zboží znamená, že příjem a výdej zvládne kdokoliv — ne jen ten, kdo „to má v hlavě".

Skenování mobilem

Speciální čtečky nejsou nutné. Telefon s fotoaparátem naskenuje kód při příjmu, výdeji i inventuře — v MEFYSu i bez připojení k internetu, data se doplní, jakmile je signál.

Rezervace a inventura

Rezervace hlídá, že slíbené zboží neprodáte dvakrát. Průběžná inventura po částech nahradí víkendový maraton jednou za rok.

Víme, o čem píšeme

V ROOT4U provozujeme v Lomnici nad Popelkou prodejnu elektroinstalačního a instalatérského materiálu — a její sklad vedeme v MEFYSu, který si sami vyvíjíme. Lokace, čárové kódy i skenování mobilem vznikly proto, že jsme je potřebovali u vlastního regálu, ne od stolu.