Kdy fakturační nástroj přestane stačit

Fakturační nástroj má jasný účel: vystavit fakturu a poslat ji. Dělá to dobře, stojí málo, nastavíte ho za odpoledne. Pro živnostníka je to správná volba a nikdo by ho neměl přesvědčovat o opaku.

Problém přijde nenápadně. Firma roste a kolem fakturačky se začne nabalovat vrstva pomocných nástrojů — tabulka na sklad, mailový archiv místo evidence nabídek, kalendářová připomínka na paušály. Fakturačka pořád funguje. Ale systém, ve kterém pracujete, už není ona.

Šest signálů

1. Sklad žije v tabulce

Nejjasnější signál. Ve chvíli, kdy vystavíte fakturu a pak ručně odečtete kus ze skladové tabulky, děláte tutéž práci dvakrát a udržujete dvě verze pravdy. Když se rozejdou — a rozejdou se — nevíte která platí.

Ostatní projevy: fyzická inventura vyjde jinak než tabulka, prodáte zboží, které není, nebo naopak nevíte, že leží na skladě. Podrobněji v článku kdy Excel na sklad přestává stačit.

2. Pod admin účtem pracuje víc lidí

Fakturační nástroje často nabízejí buď plný přístup, nebo žádný. Jakmile má brigádník, externí účetní a obchodník tentýž účet, ztratili jste dohledatelnost i ochranu před nechtěným smazáním. Řešením nejsou lepší instrukce, ale role a oprávnění.

3. Paušály vystavujete ručně

Dvacet stejných faktur každý první v měsíci je úkol pro šablonu pravidelné faktury, ne pro člověka. Poznávací znamení: v kalendáři máte opakovanou událost „vyfakturovat paušály" a alespoň jednou za rok jste na ni zapomněli.

4. Objednávky z e-shopu přepisujete

Totéž platí o přijatých fakturách od dodavatelů, které přepisujete z PDF. Objednávka přijde do e-shopu, vy ji přepíšete do fakturačky a pak ještě do skladové tabulky. Tři systémy, jedna informace, dvě příležitosti k překlepu. Přímé napojení e-shopu na systém tenhle řetěz rozetne — objednávky pak tečou samy.

5. Účetní si stěžuje na exporty

Když účetní dostává PDF a přepisuje z nich čísla, platíte za práci, kterou má dělat software. Doklady ve formátu, který její program rovnou načte — třeba ISDOC nebo export pro Money S3 — tuhle položku z faktury za účetnictví odstraní.

6. Nabídky nikde nejsou

Cenová nabídka se pošle mailem a tím pro systém přestane existovat. Nevíte, kolik nabídek běží, které vypršely a jaká je úspěšnost. Nabídka, která se jedním kliknutím převede na fakturu, tenhle problém řeší mimochodem.

Proč se lidem do ERP nechce

ERP je zkratka pro systém, ve kterém řídíte celou firmu. Jenže to slovo evokuje zavádění za statisíce, konzultanta na šest měsíců a školení. To platí o systémech pro nadnárodní výrobu. Pro firmu o pěti lidech je to prostě jeden systém, ve kterém jsou faktury, sklad, kontakty a nabídky propojené — a ne čtyři nástroje, mezi kterými přenášíte data.

Přechod nemusí být skok

Rozumný postup je nedělat všechno najednou.

1. Přeneste fakturaci a kontakty. Úplný začátek popisují první kroky v MEFYSu. Jeden odpolední úkol — máme na to návod na přechod z Fakturoidu. Rok dozadu obvykle stačí, starší doklady zůstanou v archivu.
2. Zapněte, co bolí nejvíc. Upomínky, pravidelné faktury nebo sklad — podle toho, kde vám nejvíc uteklo.
3. Rozdělte role. Až když v systému pracuje víc lidí.
4. Napojte e-shop. Poslední krok, ne první.

Nepřerůst systém podruhé

Nejdražší je vyrůst z nástroje dvakrát. Proto stojí za to ptát se ne „co potřebuju dnes", ale „co budu potřebovat, až nás bude dvakrát tolik". Sklad, role, pravidelné faktury a napojení na e-shop nejsou funkce, které používáte od začátku. Jsou to funkce, kvůli kterým se nebudete za dva roky znovu stěhovat do jiného systému.

Funguje to i opačně na začátku škály: jako neplátce DPH začnete bez daně a na plátce se přepnete jedním přepínačem, až překročíte obrat — bez migrace. V MEFYSu začnete na Free tarifu se samotnou fakturací a moduly přidáváte, až je potřebujete — buď skokem na vyšší tarif, nebo jedním doplňkem k tomu, co máte.