Zásady ochrany osobních údajů

Vážíme si vašeho soukromí. Tento dokument popisuje, jak zpracováváme osobní údaje v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR).

1. Správce údajů

Správcem je ROOT4U s.r.o., IČO 07669470, DIČ CZ07669470, se sídlem Palackého 650, 512 51 Lomnice nad Popelkou, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 42802. Kontakt: [email protected], tel. +420 727 970 563, datová schránka rmaqf4f.

2. Jaké údaje zpracováváme a odkud

• Registrační a účet: jméno, e-mail, název firmy, IČO/DIČ, heslo (v zašifrované podobě).
• Fakturační a provozní data vložená do systému uživatelem (doklady, kontakty, produkty).
• Technické údaje: IP adresa, typ prohlížeče, cookies a analytické identifikátory. Serverové provozní záznamy (logy) obsahují IP adresu, datum a čas přístupu, navštívenou adresu a identifikaci prohlížeče.
• Platební údaje v rozsahu nutném pro vyúčtování předplatného.

Údaje získáváme přímo od vás (registrace, užívání služby) a automaticky z vašeho zařízení (technické údaje, cookies).

3. Účely a právní základy

• Plnění smlouvy — poskytování služby MEFYS a podpory (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
• Zákonné povinnosti — účetnictví a daně (písm. c).
• Oprávněný zájem — bezpečnost, prevence zneužití a zlepšování služby (písm. f); na tomto základě vedeme také serverové provozní logy s IP adresami (viz čl. 7).
• Souhlas — analytické cookies a marketing (písm. a); souhlas lze kdykoli odvolat.

4. Postavení správce a zpracovatele

U dat, která zákazník (firma využívající MEFYS) vloží o svých vlastních klientech, je správcem zákazník a ROOT4U s.r.o. vystupuje jako zpracovatel na základě zpracovatelské smlouvy, kterou poskytovatel zákazníkovi na vyžádání poskytne.

5. Příjemci a zpracovatelé

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze prověřeným zpracovatelům, kteří poskytují dostatečné záruky:

• poskytovatel serverové infrastruktury (datové centrum v EU),
• Cloudflare, Inc. — síťová a bezpečnostní infrastruktura (ochrana proti DDoS a automatizovaným útokům): datový provoz webu i aplikace prochází přes servery Cloudflare, které při tom zpracovávají IP adresy a technická metadata spojení,
• poskytovatel e-mailových služeb,
• Google Ireland Ltd. — webová analytika Google Analytics (jen po vašem souhlasu),
• Microsoft Corporation — analytika Microsoft Clarity (jen po vašem souhlasu),
• Web3Forms — doručení a antispamová ochrana zpráv odeslaných přes kontaktní formulář na webu,
• Intuition Machines, Inc. (hCaptcha) — ochrana kontaktního formuláře proti robotům a spamu,
• Anthropic, PBC — AI funkce MEFYSu (AI vytěžování dokladů a AI asistent v aplikaci): obsah dokladu nahraného do AI vytěžování, resp. text dotazu AI asistentovi a data načtená k jeho zodpovězení, jsou předány tomuto poskytovateli AI služeb jako zpracovateli. Data nejsou tímto poskytovatelem využívána k trénování AI modelů.

Údaje nepředáváme dalším třetím stranám pro jejich vlastní marketing.

AI vytěžování dokladů: Použijete-li funkci AI vytěžování, je obsah nahraného dokladu (typicky přijatá faktura či účtenka, která může obsahovat osobní údaje dodavatele) zpracován službou Anthropic, PBC jakožto naším zpracovatelem, výhradně za účelem vytěžení údajů do konceptu dokladu. Výstup vždy kontroluje a schvaluje uživatel.

AI asistent v aplikaci: Použijete-li vestavěného AI asistenta („Zeptejte se MEFYSu“), je text vašeho dotazu a údaje, které systém k jeho zodpovězení načte z dat vaší firmy (např. přehledy faktur, kontaktů či skladu, jež mohou obsahovat osobní údaje vašich zákazníků a dodavatelů), zpracován službou Anthropic, PBC jakožto naším zpracovatelem, výhradně za účelem sestavení odpovědi. Asistent data pouze čte, respektuje oprávnění přihlášeného uživatele a nic v systému nemění. Obsah konverzace neukládáme — historie existuje jen ve vašem prohlížeči po dobu přihlášení; uchováváme pouze technické údaje o využití (počet dotazů a spotřebu) pro uplatnění limitů tarifu.

Napojení na AI asistenty (MCP): Aktivujete-li ovládání MEFYS přes AI asistenta provozovaného třetí stranou (např. přes protokol MCP), stáváte se původcem tohoto přístupu: osobní údaje, na které se prostřednictvím asistenta dotážete, zpřístupníte poskytovateli daného asistenta jakožto samostatnému příjemci, kterého si volíte vy. MEFYS zpřístupní data pouze v rozsahu oprávnění přiděleného vámi vytvořenému přístupovému klíči a tento přístup můžete kdykoli zrušit. Za výběr a nastavení asistenta třetí strany odpovídá uživatel.

6. Předání mimo EU

Někteří zpracovatelé (Google, Microsoft, Web3Forms, hCaptcha, Anthropic, Cloudflare) mohou údaje zpracovávat i mimo EU. V takovém případě je přenos ošetřen vhodnými zárukami, zejména standardními smluvními doložkami EU.

7. Doba uchování

Údaje uchováváme po dobu trvání smlouvy a dále po dobu vyžadovanou právními předpisy (zejm. účetní doklady 10 let). Analytická data uchováváme po dobu uvedenou v Zásadách používání cookies. Po uplynutí účelu údaje mažeme nebo anonymizujeme.

Serverové provozní logy: záznamy obsahující IP adresy uchováváme 14 dní, poté se automaticky mažou. Slouží výhradně k zajištění bezpečnosti, prevenci zneužití a diagnostice provozu; nejsou propojovány s uživatelským účtem a nejsou součástí exportu dat z aplikace.

8. Automatizované rozhodování a profilování

Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

9. Vaše práva

• právo na přístup, opravu a výmaz,
• právo na omezení zpracování a na přenositelnost,
• právo vznést námitku a kdykoli odvolat udělený souhlas,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.cz), se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

10. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Vzhledem k povaze a rozsahu zpracování nemáme zákonnou povinnost jmenovat pověřence (DPO) a pověřenec není jmenován. Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na [email protected].

11. Zabezpečení

Data chráníme šifrováním přenosu i hesel, dvoufázovým přihlášením, řízením oprávnění (role) a izolací dat jednotlivých firem na úrovni databáze. Data jsou uložena v EU. Provoz služby je navíc chráněn bezpečnostní infrastrukturou Cloudflare (ochrana proti DDoS a automatizovaným útokům) a omezováním počtu požadavků (rate limiting).

12. Kontakt

Ve věci osobních údajů nás kontaktujte na [email protected] nebo viz Kontakt.

Naposledy aktualizováno: 31. 7. 2026.