Zásady ochrany osobných údajov

Vážime si vaše súkromie. Tento dokument popisuje, ako spracúvame osobné údaje v súlade s nariadením (EÚ) 2016/679 (GDPR).

1. Prevádzkovateľ údajov

Prevádzkovateľom je ROOT4U s.r.o., IČO 07669470, DIČ CZ07669470, so sídlom Palackého 650, 512 51 Lomnice nad Popelkou, Česká republika, zapísaná v obchodnom registri vedenom Krajským súdom v Hradci Králové, oddiel C, vložka 42802. Kontakt: [email protected], tel. +420 727 970 563, dátová schránka rmaqf4f.

2. Aké údaje spracúvame a odkiaľ

• Registračné a účet: meno, e-mail, názov firmy, IČO/DIČ, heslo (v zašifrovanej podobe).
• Fakturačné a prevádzkové dáta vložené do systému používateľom (doklady, kontakty, produkty).
• Technické údaje: IP adresa, typ prehliadača, cookies a analytické identifikátory. Serverové prevádzkové záznamy (logy) obsahujú IP adresu, dátum a čas prístupu, navštívenú adresu a identifikáciu prehliadača.
• Platobné údaje v rozsahu nutnom na vyúčtovanie predplatného.

Údaje získavame priamo od vás (registrácia, používanie služby) a automaticky z vášho zariadenia (technické údaje, cookies).

3. Účely a právne základy

• Plnenie zmluvy — poskytovanie služby MEFYS a podpory (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR).
• Zákonné povinnosti — účtovníctvo a dane (písm. c).
• Oprávnený záujem — bezpečnosť, prevencia zneužitia a zlepšovanie služby (písm. f); na tomto základe vedieme aj serverové prevádzkové logy s IP adresami (pozri čl. 7).
• Súhlas — analytické cookies a marketing (písm. a); súhlas možno kedykoľvek odvolať.

4. Postavenie prevádzkovateľa a sprostredkovateľa

Pri dátach, ktoré zákazník (firma využívajúca MEFYS) vloží o svojich vlastných klientoch, je prevádzkovateľom zákazník a ROOT4U s.r.o. vystupuje ako sprostredkovateľ na základe sprostredkovateľskej zmluvy, ktorú poskytovateľ na vyžiadanie poskytne.

5. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Osobné údaje sprístupňujeme len preverenými sprostredkovateľom s dostatočnými zárukami:

• poskytovateľ serverovej infraštruktúry (dátové centrum v EÚ),
• Cloudflare, Inc. — sieťová a bezpečnostná infraštruktúra (ochrana proti DDoS a automatizovaným útokom): dátová prevádzka webu aj aplikácie prechádza cez servery Cloudflare, ktoré pri tom spracúvajú IP adresy a technické metadáta spojenia,
• poskytovateľ e-mailových služieb,
• Google Ireland Ltd. — webová analytika Google Analytics (len po vašom súhlase),
• Microsoft Corporation — analytika Microsoft Clarity (len po vašom súhlase),
• Web3Forms — doručenie a antispamová ochrana správ odoslaných cez kontaktný formulár na webe,
• Intuition Machines, Inc. (hCaptcha) — ochrana kontaktného formulára proti robotom a spamu,
• Anthropic, PBC — AI funkcie MEFYSu (AI vyťažovanie dokladov a AI asistent v aplikácii): obsah dokladu nahraného do AI vyťažovania, resp. text otázky AI asistentovi a dáta načítané na jej zodpovedanie, sú odovzdané tomuto poskytovateľovi AI služieb ako sprostredkovateľovi. Dáta nie sú týmto poskytovateľom využívané na trénovanie AI modelov.

Údaje neposkytujeme ďalším tretím stranám na ich vlastný marketing.

AI vyťažovanie dokladov: Ak použijete funkciu AI vyťažovania, je obsah nahraného dokladu (typicky prijatá faktúra či bloček, ktorý môže obsahovať osobné údaje dodávateľa) spracovaný službou Anthropic, PBC ako naším sprostredkovateľom, výhradne za účelom vyťaženia údajov do konceptu dokladu. Výstup vždy kontroluje a schvaľuje používateľ.

AI asistent v aplikácii: Ak použijete vstavaného AI asistenta („Spýtajte sa MEFYSu“), je text vašej otázky a údaje, ktoré systém na jej zodpovedanie načíta z dát vašej firmy (napr. prehľady faktúr, kontaktov či skladu, ktoré môžu obsahovať osobné údaje vašich zákazníkov a dodávateľov), spracovaný službou Anthropic, PBC ako naším sprostredkovateľom, výhradne za účelom zostavenia odpovede. Asistent dáta iba číta, rešpektuje oprávnenia prihláseného používateľa a nič v systéme nemení. Obsah konverzácie neukladáme — história existuje len vo vašom prehliadači počas prihlásenia; uchovávame iba technické údaje o využití (počet otázok a spotrebu) na uplatnenie limitov tarify.

Napojenie na AI asistentov (MCP): Ak aktivujete ovládanie MEFYS cez AI asistenta prevádzkovaného treťou stranou (napr. cez protokol MCP), stávate sa pôvodcom tohto prístupu: osobné údaje, na ktoré sa prostredníctvom asistenta spýtate, sprístupníte poskytovateľovi daného asistenta ako samostatnému príjemcovi, ktorého si volíte vy. MEFYS sprístupní dáta len v rozsahu oprávnenia prideleného vami vytvorenému prístupovému kľúču a tento prístup môžete kedykoľvek zrušiť. Za výber a nastavenie asistenta tretej strany zodpovedá používateľ.

6. Prenos mimo EÚ

Niektorí sprostredkovatelia (Google, Microsoft, Web3Forms, hCaptcha, Anthropic, Cloudflare) môžu údaje spracúvať aj mimo EÚ. V takom prípade je prenos ošetrený vhodnými zárukami, najmä štandardnými zmluvnými doložkami EÚ.

7. Doba uchovávania

Údaje uchovávame po dobu trvania zmluvy a ďalej po dobu vyžadovanú právnymi predpismi (najmä účtovné doklady 10 rokov). Analytické dáta uchovávame po dobu uvedenú v Zásadách používania cookies. Po splnení účelu údaje vymazávame alebo anonymizujeme.

Serverové prevádzkové logy: záznamy obsahujúce IP adresy uchovávame 14 dní, potom sa automaticky mažú. Slúžia výhradne na zaistenie bezpečnosti, prevenciu zneužitia a diagnostiku prevádzky; nie sú prepájané s používateľským účtom a nie sú súčasťou exportu dát z aplikácie.

8. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Nevykonávame automatizované rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by pre vás malo právne účinky alebo by sa vás obdobne významne dotýkalo.

9. Vaše práva

• právo na prístup, opravu a výmaz,
• právo na obmedzenie spracúvania a na prenosnosť,
• právo namietať a kedykoľvek odvolať udelený súhlas,
• právo podať sťažnosť dozornému úradu — v ČR Úrad pre ochranu osobných údajov (uoou.cz).

10. Zodpovedná osoba (DPO)

Vzhľadom na povahu a rozsah spracúvania nemáme zákonnú povinnosť menovať zodpovednú osobu (DPO) a tá menovaná nie je. Vo veciach ochrany údajov nás kontaktujte na [email protected].

11. Zabezpečenie

Dáta chránime šifrovaním prenosu aj hesiel, dvojfázovým prihlásením, riadením oprávnení (role) a izoláciou dát jednotlivých firiem na úrovni databázy. Dáta sú uložené v EÚ. Prevádzka služby je navyše chránená bezpečnostnou infraštruktúrou Cloudflare (ochrana proti DDoS a automatizovaným útokom) a obmedzovaním počtu požiadaviek (rate limiting).

12. Kontakt

Vo veci osobných údajov nás kontaktujte na [email protected] alebo pozri Kontakt.

Naposledy aktualizované: 31. 7. 2026.