Jak nastavit svoji firmu

MEFYS o vaší firmě zatím nic neví. Až mu řeknete, jak se jmenujete, kde sídlíte a kam vám mají zákazníci posílat peníze, začne to sám doplňovat do každého dokladu. Vy pak vystavujete faktury a nemusíte pořád dokola opisovat to samé.

V levém menu klikněte na Nastavení. Otevře se stránka se svislou nabídkou záložek — vyberte hned tu první, Firma. Na úzké obrazovce, třeba na mobilu, je nabídka sbalená do rozbalovacího výběru nahoře.

Údaje firmy může měnit Administrátor, tedy ten, kdo firmu v MEFYSu zakládal. Ostatní kolegové je vidí, ale tlačítko Uložit nemají — je to schválně, aby vám nikdo omylem nepřepsal číslo účtu.

Do pole IČO napište své identifikační číslo a klikněte na tlačítko ARES. ARES je veřejný státní rejstřík firem — MEFYS se do něj podívá a název i adresu vaší firmy doplní sám. Nemusíte nic opisovat z výpisu.

Ručně pak už jen zkontrolujete, případně doplníte:

• Název firmy — přesně tak, jak má být na faktuře.
• DIČ — daňové identifikační číslo. Máte ho, pokud jste plátce DPH.
• Zápis v OR — věta o zápisu v obchodním rejstříku, která se tiskne dole na faktuře. Živnostníka se to obvykle netýká.

Pokud vaši firmu ARES nenajde nebo zrovna nefunguje, nic se neděje — údaje prostě vypíšete rukou.

V části Adresa vyplňte ulici, město, PSČ a zemi. Tahle adresa se objeví v hlavičce každé faktury i nabídky jako sídlo dodavatele — tedy vás.

V části Kontakt pak telefon, e-mail a web. Nejsou povinné, ale vyplatí se: zákazník, který má k faktuře dotaz, ví, kam zavolat, a neřeší to přes tři lidi.

Část Banka je ta nejdůležitější. Vyplňte:

• Číslo účtu — kam vám zákazníci posílají platby.
• IBAN — mezinárodní tvar čísla účtu (začíná CZ a má 24 znaků). Najdete ho ve svém internetovém bankovnictví. Z IBANu se skládá QR kód na faktuře, takže bez něj QR platba nevznikne.
• SWIFT/BIC — kód vaší banky. Potřebují ho zákazníci, kteří vám platí ze zahraničí.

Nahoře ve formuláři jsou dvě políčka na obrázky. U obou kliknete na Nahrát a vyberete soubor ve formátu PNG nebo JPG, maximálně 2 MB. Když se vám obrázek nelíbí, tlačítkem Smazat ho odeberete a nahrajete jiný.

• Logo — objeví se v hlavičce PDF dokladů. Vypadá to profesionálněji než holý text.
• Razítko — vyfocené nebo naskenované razítko a podpis. Otiskne se na PDF, takže fakturu nemusíte tisknout, podepisovat a znovu skenovat.

Ani jedno není povinné. Bez nich faktura funguje úplně stejně, jen vypadá stroze.

V nastavení firmy je i volba, jestli je vaše firma plátce DPH. Podle ní se řídí, co uvidíte na dokladech:

• Jste plátce — u každé položky faktury vybíráte sazbu DPH a MEFYS ji dopočítá.
• Nejste plátce — MEFYS DPH na dokladech vůbec nezobrazuje ani nepočítá. Políčka se sazbami vás nebudou obtěžovat.

Klikněte dole na Uložit. Hotovo. Od téhle chvíle se všechno, co jste vyplnili, propisuje do nových faktur, nabídek a dalších dokladů.

Kdykoli se něco změní — přestěhujete se, změníte účet — se sem vrátíte a údaj přepíšete. Nic není nastavené natvrdo.

Co si nastavit hned potom

Nastavení má víc záložek, ale zbytek počká. Až budete mít chvíli, mrkněte na tyhle tři:

• Číselné řady — jak vypadají čísla vašich faktur. Můžete si zvolit předponu, jestli má být v čísle rok nebo měsíc a kolik má mít číslic.
• Splatnosti — kolik dní splatnosti se má u nové faktury předvyplnit. Běžně 14 nebo 30.
• Vzhled dokladů — barvy, pozice loga a styl hlavičky na PDF. Zdarma ve všech tarifech.

Časté otázky

Proč nevidím tlačítko Uložit ani ARES?

Firemní údaje smí měnit jen Administrátor. Pokud vás do MEFYSu přidal někdo jiný jako běžného uživatele, údaje vidíte, ale nemůžete je přepsat. Řekněte o změnu tomu, kdo firmu zakládal.

Musím vyplnit všechno hned napoprvé?

Ne. Nutné minimum je adresa firmy a bankovní spojení — bez nich faktura nemá platební údaje. Logo, razítko, poznámku do patičky a další věci doplníte kdykoli později.

Změnil jsem si číslo účtu. Co se stane se starými fakturami?

Nové doklady dostanou nový účet. U faktur, které už máte vystavené a zákazník je dostal, se nespoléhejte na to, že se to samo přepíše — když čekáte platbu na starý účet, radši zákazníkovi zavolejte a domluvte se.

Co je „Poznámka na fakturu"?

Volný text, který se tiskne dole na každé faktuře. Hodí se na věty, které opakujete pořád dokola — třeba informaci o záruce nebo o tom, že zboží zůstává vaším majetkem do zaplacení.