První kroky: od registrace k první faktuře

Většina návodů začíná nejtěžší věcí a vy to vzdáte na třetím kroku. Tenhle jde opačně: od nastavení, které uděláte jednou, přes číselník, který se vám bude hodit pořád, až po fakturu, kvůli které jste přišli. Počítejte se dvaceti minutami. Nic z toho není nevratné.

Krok 0: Registrace a nastavení firmy

Po registraci vyplňte Nastavení → Firma: název, IČO, DIČ (jste-li plátce DPH), adresu a číslo účtu. Právě z čísla účtu se skládá QR platba na faktuře, takže ho nepřeskakujte.

Nahrajte i logo — propíše se do PDF faktur i do webové faktury. Barvy dokladů doladíte v Nastavení → Vzhled dokladů, zdarma ve všech tarifech.

Krok 1: První kontakt (a kouzlo ARES)

Kontakty jsou váš adresář odběratelů a dodavatelů. Založíte je v Kontakty → Nový kontakt.

1. Zvolte typ: Firma, nebo Osoba.
2. U firmy vyplňte IČO a klikněte na Načíst z ARES. MEFYS z české státní databáze doplní název, adresu i DIČ sám — nepřepisujete nic z obchodního rejstříku.
3. Doplňte e-mail a telefon.
4. Zaškrtněte roli: Odběratel (komu fakturujete), Dodavatel (od koho nakupujete), nebo obojí.
5. Uložte.

Od téhle chvíle vyberete zákazníka na faktuře ze seznamu a jeho údaje se doplní jako snapshot. Žádné opisování IČO z e-mailu.

Krok 2: Produkt do katalogu

Pokud fakturujete opakovaně tytéž položky, založte je jednou v Produkty → Nový produkt a pak už je jen vybíráte.

• Název je jediné povinné pole.
• SKU můžete nechat prázdné — MEFYS ho vygeneruje podle kategorie a pořadí.
• Sazba DPH (výchozí 21 %) se použije jako předvyplněná, když produkt přidáte na fakturu.
• EAN zkontroluje systém — neplatný čárový kód odmítne.
• Cenu nastavíte na záložce Ceny (dostupné až po prvním uložení).

Na faktuře pak místo vypisování řádku začnete psát název produktu a vyberete ho z nabídky — s cenou i sazbou DPH.

Krok 3: Štítky pro vlastní třídění

Štítky jsou barevné visačky pro vaše kategorie — „VIP", „dlužník", „velkoobchod". Nadefinujete je jednou v Štítky → Nový štítek (název + barva) a pak přiřazujete kontaktům, fakturám i nabídkám přímo v jejich detailu.

Nemají žádný vliv na fakturační ani účetní logiku — jsou čistě pro vaši orientaci. Ale ve chvíli, kdy máte dvě stě kontaktů, je rozdíl mezi „ten pán, co vždycky platí pozdě" a filtrem na štítek „dlužník".

Krok 4: První faktura

Teď se to spojí dohromady. Faktury → Nová faktura:

1. Nahoře zvolte typ dokladu — pro běžnou fakturu Vydaná.
2. Vyberte odběratele (ten z kroku 1). Údaje se doplní samy.
3. Zkontrolujte datum vystavení a splatnost (splatnost nesmí být dřív než vystavení).
4. Přidejte položky — buď z katalogu produktů (krok 2), nebo napište řádek ručně.
5. Uložte. Vznikne koncept.

Všimnete si, že koncept ještě nemá číslo. To je záměr — číslo se přidělí až akcí Vystavit, aby smazaný koncept neudělal díru v číselné řadě. Po vystavení fakturu pošlete tlačítkem E-mail a v e-mailu je rovnou odkaz na webovou fakturu s QR platbou.

Co dál

Tímhle máte hotový základ. Odsud se dá pokračovat podle toho, co vás pálí:

• Fakturujete pořád totéž stejným lidem? Pravidelné faktury to vystaví za vás.
• Někdo neplatí? Automatické upomínky mu připomenou samy.
• Fakturujete do zahraničí? Pozor na kurz a přepočet DPH.
• Přijaté faktury od dodavatelů? Vyfotíte je místo přepisování.
• Pracuje u vás víc lidí? Rozdělte role a oprávnění.
• Posíláte zákazníkům cenové nabídky? Nabídka se přijetím stane fakturou.
• Přecházíte z jiného systému? Máme návod pro migraci z Fakturoidu.

Nic z toho nemusíte řešit dnes. Založit firmu, kontakt a vystavit fakturu úplně stačí na první den.