Jak si nastavit pravidelné faktury

Existuje fakturace, která se nemění. Servisní paušál za 2 500 Kč měsíčně, pronájem lešení, měsíční poplatek za hosting, pravidelná údržba kotlů. Pořád ten samý zákazník, ta samá částka, jen jiný měsíc.

Přesně na tohle jsou pravidelné faktury. Vyplníte jednu šablonu — předpis, co a komu se má fakturovat a jak často — a MEFYS pak podle ní faktury vystavuje sám. Šablona sama o sobě žádná faktura není; je to návod, podle kterého faktury vznikají.

Najdete je v Fakturách pod položkou Pravidelné faktury. Uvidíte seznam svých šablon a u každé její název, odběratele, jak často se fakturuje, kdy vznikne příští faktura, kolik jich už vzniklo a jestli šablona běží, nebo je pozastavená.

Novou založíte tlačítkem Nová šablona vpravo nahoře.

Do pole Název napište, o co jde. Je to jen pro vaši orientaci v seznamu, zákazník ho nikde neuvidí — takže klidně „Kotelna Nováková, servis měsíčně" nebo „Hosting — paušál měsíčně".

Do pole Zákazník začněte psát a vyberte odběratele ze svých kontaktů. Jakmile ho vyberete, fakturační údaje — jméno, IČO, DIČ, adresa a e-mail — se předvyplní samy. V části Fakturační údaje je pak jen zkontrolujete.

Část Nastavení opakování je jádro celé věci. Vyplníte tři údaje:

• Frekvence — jak často faktura vzniká: měsíčně, čtvrtletně, nebo ročně.
• Den v měsíci — kolikátého se má vystavit. Na výběr je 1. až 28. Vyšší čísla schválně nejdou, protože 30. den v únoru neexistuje a faktura by některý měsíc vypadla.
• Datum začátku — odkdy šablona platí. Podle něj vznikne první faktura.

Volitelně si tady nastavíte i ukončení, tedy kdy má fakturování skončit:

• Nikdy — jede to, dokud to sami nezastavíte. Hodí se na paušály bez konce.
• Do data — po zadaném dni se už nic negeneruje. Hodí se na smlouvu na dobu určitou.
• Počet faktur — vystaví se jich přesně tolik a dost. Třeba dvanáct splátek.

V části Platební podmínky nastavíte:

• Splatnost ve dnech — kolik dní od vystavení má zákazník na zaplacení. Běžně 14 nebo 30.
• Způsob platby — bankovní převod, hotovost nebo karta.
• Měnu — obvykle koruna.
• Poznámku — volitelný text, který se přenese na fakturu.

V části Položky přidáte řádky tlačítkem Přidat položku. U každého vyplníte popis, množství, jednotku, jednotkovou cenu, případně slevu v procentech a sazbu DPH — stejně jako u běžné faktury. Pořadí řádků jde měnit přetažením.

Vpravo je průběžný Přehled s rekapitulací: jak často, kolikátého, kdy vznikne příští faktura a na kolik zhruba vyjde. Než uložíte, projděte si ho — chytíte tam většinu překlepů.

Poslední část se jmenuje Automatické odeslání e-mailem a je v ní jediný přepínač. Rozhoduje o dost zásadní věci:

• Zapnuto — MEFYS fakturu vygeneruje, rovnou ji vystaví (přidělí jí číslo) a odešle zákazníkovi e-mailem i s PDF v příloze. Vy o tom nemusíte vědět. Podmínkou je vyplněný fakturační e-mail.
• Vypnuto — vznikne jen koncept faktury bez čísla, který na vás počká ve Fakturách. Zkontrolujete ho, případně upravíte a vystavíte ručně. Nic neodejde.

Když si nejste jistí, nechte to vypnuté. První měsíc si faktury zkontrolujete ručně, a až uvidíte, že chodí přesně tak, jak mají, přepínač zapnete.

Volitelně si u zapnutého odesílání předvyplníte i předmět a text e-mailu. Nakonec šablonu uložte tlačítkem Vytvořit.

Odteď už nic nemusíte. MEFYS každý den v šest ráno projde všechny aktivní šablony, a pokud u některé připadá generování na dnešek, vystaví z ní fakturu ve Fakturách. Pak si posune datum příštího generování a zvedne počítadlo vystavených faktur.

Potřebujete fakturu dřív a nechcete čekat na plán? V seznamu je u každé šablony ikona Vygenerovat nyní. Faktura vznikne okamžitě a plán se tím nerozhodí — příští automatická faktura přijde v původní termín.

Zákazník si dal servis na dva měsíce k ledu? Nemusíte nic mazat. V seznamu klikněte u šablony na ikonu Pozastavit. Šablona zůstane uložená se vším všudy, jen přestane vystavovat faktury. Až se zákazník vrátí, kliknete na Aktivovat a jede se dál.

Když spolupráce skončila definitivně, můžete šablonu ikonou koše smazat. Faktury, které z ní už vznikly, zůstanou — smazáním rušíte jen předpis pro budoucnost, ne historii.

Časté otázky

Proč jde nastavit jen den 1 až 28?

Aby faktura vznikla opravdu každý měsíc. Kdyby šlo zvolit 30. den, v únoru by takový den nenastal a faktura by ten měsíc chyběla. Když potřebujete fakturovat ke konci měsíce, zvolte 28.

Přišel den generování a faktura nikde. Čím to je?

Projděte tři věci. Za prvé, jestli šablona není pozastavená — pozastavená negeneruje. Za druhé, jestli neuplynulo datum nebo počet faktur, který jste zadali jako ukončení. A za třetí, pokud fakturujete v cizí měně, jestli byl dostupný kurz České národní banky — bez něj se faktura schválně nevystaví, aby neměla špatné částky v korunách, a systém to zkusí další den.

Smažu šablonu — zmizí i faktury, které z ní vznikly?

Ne. Ve Fakturách zůstávají beze změny. Smazání šablony jen ruší předpis pro další generování.

Proč nevidím tlačítko Nová šablona?

Tlačítka se řídí oprávněním vaší role. Zakládat, upravovat a ručně generovat mohou Účetní a Administrátor. Ostatní role šablony vidí, ale měnit je nemohou.