Pravidelné faktury: paušály bez ručního vystavování

Hosting, servisní smlouva, pronájem, předplatné, měsíční paušál za správu. Fakturace, která se každý měsíc opakuje beze změny, patří k nejnudnější a zároveň nejchybovější administrativě. Nudná je proto, že je stejná. Chybová proto, že se dělá narychlo a někdy vůbec.

Šablona není faktura

Základní pojem: šablona pravidelné faktury je předpis, ze kterého faktury vznikají. Sama fakturou není. V šabloně jednou nastavíte odběratele, položky, jak často a který den má faktura vznikat. Faktury se pak objevují mezi ostatními v seznamu Faktury jako plnohodnotné doklady.

Z toho plynou dvě věci, které lidi překvapují. Když šablonu upravíte, už vzniklé faktury se nezmění — mají svoje hodnoty z okamžiku vzniku. A když šablonu smažete, vzniklé faktury zůstanou. Ruší se jen předpis pro budoucnost.

Co v šabloně nastavíte

• Frekvence — měsíčně, čtvrtletně nebo ročně.
• Den v měsíci — 1 až 28. Rozsah je omezený schválně, aby den existoval i v únoru.
• Datum začátku — určuje, kdy vznikne první faktura.
• Ukončení — nikdy, do data, nebo po zadaném počtu faktur.
• Platební podmínky — splatnost ve dnech, způsob platby, měna.
• Položky — stejné jako na běžné faktuře, včetně slev a sazeb DPH. Zapnout lze i přenesenou daňovou povinnost.

Jen připravit, nebo rovnou odeslat?

Tohle je nejdůležitější volba a měli byste ji udělat vědomě.

S automatickým odesláním. MEFYS fakturu vytvoří, rovnou ji vystaví (přidělí číslo, nastaví stav odesláno) a odešle odběrateli e-mailem — včetně odkazu na webovou fakturu. Vy o tom nevíte, dokud přijde platba. Podmínkou je vyplněný fakturační e-mail. Když nezaplatí, navážou automatické upomínky.

Bez automatického odeslání. Vznikne jen koncept bez čísla. Zkontrolujete ho, případně upravíte, a vystavíte ručně. Pomalejší, zato nic neodejde bez vašeho vědomí.

Doporučení z praxe: první dva tři měsíce jeďte na koncepty. Až budete šabloně věřit, přepněte na automatické odesílání.

Kdy to běží

Faktury vznikají každý den v 6:00 ráno (českého času). Systém projde aktivní šablony, u kterých má faktura vzniknout dnes nebo dříve, a vytvoří ji. Pak si posune datum příští faktury podle nastavené frekvence.

Když potřebujete fakturu mimo plán, je tu tlačítko Vygenerovat nyní. Řádný plán se tím nenaruší — příští automatická faktura vznikne ve svém termínu.

Pozastavit, ne smazat

Zákazník si dá pauzu na dva měsíce. Šablonu nemažte — pozastavte ji. Pozastavená šablona nevytváří žádné faktury, ale zůstává uložená i s historií. Jedním kliknutím ji zase spustíte.

Co si ohlídat na začátku

1. Fakturační e-mail — bez něj se faktura neodešle, i když je automatické odesílání zapnuté.
2. Den v měsíci vůči splatnosti — fakturovat 28. se splatností 7 dní znamená splatnost v dalším měsíci. Někdy je to záměr, jindy nedopatření.
3. Text e-mailu — předmět i úvodní text lze v šabloně předvyplnit. Jinak se použije vaše firemní e-mailová šablona z Nastavení.
4. Ukončení — u smlouvy na dobu určitou nastavte „do data" nebo počet faktur. Ušetří to trapnou fakturu po skončení spolupráce.

Pravidelné faktury jsou součástí tarifu Standard a vyšších, případně je lze dokoupit jako samostatný doplněk.