Záloha, doklad k platbě, dobropis: co si lidi pletou

Zálohová faktura, daňový doklad k přijaté platbě, vyúčtovací faktura, dobropis a storno. Pět pojmů, které se v praxi směšují do jednoho „no prostě jsem mu poslal fakturu". Následek se objeví až v přiznání k DPH.

Zálohová faktura není daňový doklad

Zálohová faktura je výzva k platbě. Nezakládá povinnost odvést DPH, nepatří do přiznání a odběratel si z ní nemůže nic odečíst. Je to v podstatě zdvořilá žádost o peníze předem.

Proto se na ní nevyčísluje daň jako na běžné faktuře a proto ji účetní nezaúčtuje jako výnos.

Daňový doklad k přijaté platbě už ano

Jakmile záloha dorazí na účet, vzniká plátci DPH povinnost odvést daň z přijaté platby. Právě k tomuto okamžiku se vystavuje daňový doklad k přijaté platbě (běžně „daňový doklad k platbě"). Ten je skutečným daňovým dokladem: odběratel si z něj odečte DPH, vy ji odvedete.

Vyúčtovací faktura celý řetězec uzavře

Po dodání zboží nebo služby vystavíte konečnou (vyúčtovací) fakturu na celou hodnotu plnění a odečtete v ní už zdaněné zálohy. Odběratel doplatí rozdíl. Kdybyste zálohu neodečetli, odvedete DPH dvakrát.

Když je záloha vyšší než konečné plnění, vzniká přeplatek. Ten se vrací — a k jeho vrácení slouží dobropis.

Dobropis versus storno

Tohle je nejčastější zdroj chaosu.

Dobropis (správně opravný daňový doklad podle §45) je nový daňový doklad navázaný na původní fakturu. Používá se, když se plnění dodatečně sníží: vrácené zboží, poskytnutá sleva, chybně vyúčtovaná částka, vrácený přeplatek zálohy. Původní faktura zůstává v evidenci a platí; dobropis ji opravuje.

Storno fakturu jen zruší. Není to daňový doklad, nikam se nevykazuje. Dává smysl u dokladu, který nikdy neměl vzniknout a nikdo podle něj nezaplatil.

Zásadní důsledek: zaplacenou fakturu nelze stornovat. Peníze prokazatelně přišly, plnění se událo, DPH se odvedla. Jediná správná cesta zpět je dobropis.

Jak to prochází MEFYSem

Celý řetězec má systém zdrátovaný tak, aby vás nenechal odvést DPH dvakrát.

• V Nová faktura zvolíte typ dokladu — Vydaná, Přijatá, Vydaná záloha nebo Dobropis. Zálohy mají v seznamu vlastní záložku.
• Po přijetí platby na zálohovou fakturu vytisknete z jejího detailu Daňový doklad k platbě.
• Ze zaplacené zálohy vytvoříte akcí Vyúčtovací faktura konečný doklad. MEFYS nabídne i další zaplacené zálohy téhož odběratele ve stejné měně, aby se odečetly všechny najednou.
• Zálohu, která už jednou zúčtovaná byla, systém podruhé nezúčtuje — brání to dvojímu odpočtu DPH.
• Vyjde-li vyúčtování záporně, tlačítkem Vrátit přeplatek vznikne dobropis.

Dobropis krok za krokem

1. Nová faktura → typ Dobropis.
2. Vyberte opravovanou fakturu. Předvyplní se odběratel, měna, kurz i položky. Měna je zamčená — dobropis musí být ve stejné měně jako originál.
3. Upravte rozsah. Částky zadávejte kladně; minus doplní systém až ve výstupu.
4. Vyplňte důvod opravy — je povinný a vyžaduje ho zákon.
5. Vystavte. PDF ponese nadpis „Opravný daňový doklad", ISDOC i Money S3 odpovídající typ dokladu.

Dobropis smí vytvořit role Účetní i Administrátor. Stornovat fakturu smí jen Administrátor — je to nevratnější akce, proto užší okruh oprávnění.