Jak poznat, kdo už zaplatil

Vystavené faktury jsou jen půlka práce. Druhá půlka je vědět, kdo zaplatil a kdo ne — protože jinak buď upomínáte někoho, kdo už peníze poslal, nebo naopak čekáte na platbu, která nikdy nepřijde.

MEFYS na to má modul Banka. Nahrajete do něj výpis ze svého účtu a on porovná příchozí platby s vašimi fakturami. Co je jednoznačné, spáruje sám. U zbytku se zeptá.

Přihlaste se do své banky a stáhněte si výpis z účtu. MEFYS umí dva formáty, které nabízí prakticky každá česká banka:

• ABO/GPC — soubor s příponou .gpc. Nabízí ho třeba Fio banka, Komerční banka nebo Česká spořitelna.
• camt.053 — soubor s příponou .xml. Nabízí ho třeba ČSOB, Komerční banka nebo Raiffeisenbank.

Nelekejte se těch zkratek — jsou to jen názvy formátů, ve kterých banky výpisy vydávají. V bankovnictví je najdete v sekci s výpisy nebo exporty. Na názvu souboru nezáleží, formát MEFYS pozná z obsahu.

V levém menu ve skupině Fakturace otevřete Banka a klikněte vpravo nahoře na Nahrát výpis. Vyberte stažený soubor a potvrďte.

Po nahrání uvidíte krátké shrnutí: kolik pohybů přibylo, kolik jich systém už znal a kolik se rovnou spárovalo s fakturami.

MEFYS spáruje platbu s fakturou automaticky jen tehdy, když si je jistý. To znamená, že musí platit všechno naráz:

• variabilní symbol platby sedí na jedinou vaši fakturu,
• částka přesně odpovídá tomu, co na faktuře zbývá doplatit,
• měna souhlasí.

Taková faktura se rovnou označí jako zaplacená a vy s ní nemusíte nic dělat. To je u běžné faktury, kde zákazník opsal QR kód nebo správně vyplnil symbol, většina případů.

Platby, u kterých si systém není jistý, jdou na záložku K potvrzení. Číslo v závorce ukazuje, kolik jich čeká. Typicky se tam octnou proto, že:

• částka nesedí přesně — zákazník poslal jen část, nebo naopak víc,
• stejný variabilní symbol má víc faktur,
• platba přišla v jiné měně, než je faktura.

U každé platby uvidíte tlačítko Potvrdit s číslem navržené faktury. Když návrh sedí, kliknete a hotovo — u faktury se zaeviduje úhrada stejně, jako byste ji zapsali ručně. Když nesedí, kliknete na Jiná faktura (nebo Spárovat, pokud návrh chybí) a vyberete ze seznamu tu správnou.

Částečné platby a přeplatky systém nikdy nespáruje sám. Je to schválně: u peněz je lepší se jednou zeptat než tiše označit fakturu za zaplacenou.

Zálohu na materiál poslal, doplatek ještě ne? Platbu ve frontě normálně potvrdíte. U faktury se zaeviduje jako částečná úhrada — faktura zůstane nezaplacená a v detailu vidíte, kolik je zaplaceno a kolik zbývá doplatit.

Až přijde zbytek, potvrdíte i druhou platbu a faktura se sama přepne na zaplacenou. K jedné faktuře můžete přidat plateb, kolik chcete — třeba u splátek po měsících.

Zákazník zaplatil v hotovosti na místě nebo kartou v prodejně? Ve výpisu z účtu nic takového nenajdete, takže se to zapisuje ručně:

1. Otevřete fakturu v modulu Faktury a přepněte na záložku Platby.
2. Klikněte na Přidat platbu. Částka se předvyplní tím, co zbývá doplatit.
3. Zkontrolujte částku, vyberte datum platby a způsob platby — bankovní převod, hotovost, nebo karta.
4. Volitelně připište poznámku a uložte.

Rychlejší cesta je tlačítko Označit jako zaplacenou přímo v detailu faktury. MEFYS k ní doplní dorovnávací platbu na zbývající částku, aby evidence seděla.

Občas zůstane ve frontě pohyb, ke kterému MEFYS žádnou fakturu nenajde. Co s ním:

• Zákazník vyplnil špatný nebo žádný variabilní symbol. Nejčastější případ. Poznáte ho podle jména plátce a částky — u platby klikněte na Spárovat a fakturu vyberte ručně.
• Není to platba za fakturu. Bankovní poplatek, převod mezi vlastními účty, výplata. U takového pohybu klikněte na Ignorovat a zmizí vám z fronty. Kdybyste si to rozmysleli, vrátíte ho zpátky.
• Je to platba kartou. Banka do kolonky variabilního symbolu u karetních plateb dává identifikační číslo karty, ne symbol platby — proto se ve sloupci VS zobrazuje jako „ref. karty". Takové pohyby se s fakturami zásadně nepárují (číslo karty je pořád stejné a dřív nebo později by se trefilo do symbolu nějaké faktury). Klidně je ignorujte.
• Platba přišla v jiné měně, než je faktura. Tu je potřeba zadat ručně u faktury, protože k ní patří kurz, který výpis neobsahuje.
• Je to platba, kterou jste poslali vy. Odchozí platby se z výpisu naimportují a uvidíte je v seznamu, ale párovat je na přijaté faktury MEFYS zatím neumí.

Časté otázky

Nahrál jsem stejný výpis dvakrát. Rozbil jsem to?

Ne. MEFYS si pamatuje, které pohyby už zná, a podruhé je nezaloží znovu. Úplně stejný soubor rovnou odmítne s upozorněním. Když se výpisy jen překrývají (stahujete po týdnech), přidají se jen nové pohyby a ve shrnutí uvidíte, kolik jich systém přeskočil.

Po nahrání vyskočilo oranžové upozornění na zůstatky. Co to znamená?

MEFYS si po nahrání ověří, že výpis sedí sám se sebou — tedy že počáteční zůstatek plus příjmy mínus výdaje dají koncový zůstatek. Když to nevychází, upozorní vás. Pohyby se přesto naimportují. Nejčastěji za tím bývá neúplně stažený soubor: stáhněte výpis z banky znovu a nahrajte ho. Pokud rozdíl trvá, zeptejte se banky.

Kdo z týmu na bankovní pohyby vidí?

Jen Administrátor a Účetní. Výpis obsahuje čísla účtů a jména vašich obchodních partnerů, takže ho ostatní role standardně nevidí. Když potřebujete přístup dát někomu dalšímu, vytvoříte mu v nastavení vlastní roli.

Musím výpis nahrávat každý týden ručně?

Zatím ano. Automatické stahování pohybů přímo z banky připravujeme. Do té doby doporučujeme udělat si z toho rutinu — třeba každé pondělí ráno spolu s ostatní papírovačkou.