Bankovní výpis: platby se spárují s fakturami samy

Odškrtávat zaplacené faktury podle výpisu je práce, kterou nikdo nechce dělat a každý ji dělat musí. Otevřete internetové bankovnictví, projedete příchozí platby a u každé hledáte, ke které faktuře patří. U deseti plateb měsíčně otrava, u stovky půlden.

MEFYS to umí za vás: výpis nahrajete a systém z něj vytáhne jednotlivé pohyby, přiřadí je k fakturám podle variabilního symbolu a zaplacené doklady rovnou označí. Nemusíte měnit banku ani nic povolovat — stačí soubor, který vaše banka umí vyexportovat.

Jaké výpisy MEFYS přečte

Dva formáty, které pokryjí prakticky celý český trh:

• ABO/GPC (soubor .gpc) — historický tuzemský standard, exportuje ho Fio, Komerční banka, Česká spořitelna a další.
• camt.053 (XML) — mezinárodní formát podle ISO 20022, dnes běžný u větších bank.

Formát se pozná podle obsahu souboru, ne podle přípony — když vám banka pojmenuje export po svém, nevadí to.

Co se spáruje samo

Automatické spárování je záměrně opatrné. Proběhne jen tehdy, když platí všechno najednou:

• jde o příchozí platbu,
• podle variabilního symbolu existuje právě jedna odpovídající faktura,
• částka odpovídá přesně tomu, co na faktuře zbývá doplatit,
• měna platby i faktury je stejná,
• faktura je vystavená (ne koncept a ne stornovaná).

Když sedí všechno, MEFYS zaeviduje úhradu a faktura přejde na Zaplaceno — stejně, jako kdybyste platbu zadali ručně.

Co MEFYS nespáruje — a proč je to dobře

Přeplatek ani částečnou úhradu systém nikdy nespáruje automaticky. Není to opomenutí, je to rozhodnutí: částka, která nesedí, skoro vždycky něco znamená — zákazník zaplatil zálohu, strhla se mu jiná faktura, nebo se spletl. Kdyby to systém „zaokrouhlil" sám, dozvíte se o tom až při nesrovnalosti v účetnictví.

Takové pohyby proto skončí ve frontě k potvrzení. MEFYS u nich ukáže fakturu, kterou podle symbolu považuje za nejpravděpodobnější, a vy jedním kliknutím potvrdíte, přiřadíte jinou fakturu, nebo pohyb ignorujete (typicky platby, které s fakturami nesouvisí — nájem, poplatky, převody mezi vlastními účty).

Nahrání stejného výpisu dvakrát nic nezkazí

Klasická past ručního postupu: stáhnete výpis za červen, pak za pololetí — a část plateb máte dvakrát. MEFYS pozná pohyby, které už zná, a znovu je nezaloží. Poznává je podle identifikátoru z banky, a když ho výpis nenese, podle otisku pohybu (účet, datum, částka, měna, směr, variabilní symbol, protiúčet). Když nahrajete úplně stejný soubor podruhé, MEFYS vás rovnou upozorní, místo aby import tiše proběhl naprázdno.

Variabilní symbol je pořád klíč

Párování stojí na variabilním symbolu, ne na čísle faktury — a to je záměr. Vydaná faktura, záloha, dobropis i účtenka mohou mít stejné pořadové číslo, takže párovat podle čísla by vedlo ke kolizím. Jak MEFYS variabilní symboly tvoří a proč se liší podle typu dokladu, rozebírá článek Variabilní symbol a párování plateb.

Nejspolehlivější způsob, jak zajistit správný symbol, je nechat zákazníka zaplatit přes QR kód — částku i symbol má předvyplněné a nemá co splést.

Co teprve chystáme

Dnes výpis nahráváte ručně. Pracujeme na přímém napojení na banku, aby si MEFYS pohyby stahoval sám, a na zpracování e-mailových avíz o platbě. Princip párování zůstane stejný — přibude jen způsob, jak se pohyby do systému dostanou.

Ve zkratce

1. Stáhněte výpis z internetového bankovnictví (.gpc nebo camt.053).
2. V sekci Banka ho nahrajte — jednoznačné platby se spárují samy.
3. Frontu k potvrzení projděte; je v ní jen to, co potřebuje lidské rozhodnutí.
4. Zbytek už znáte: upomínky se pošlou jen těm, kdo opravdu nezaplatili.