Variabilní symbol, konstantní symbol a párování plateb

Platba dorazí na účet, na výpisu je částka a datum — a nic víc. Který zákazník, která faktura? K tomu slouží variabilní symbol. Když chybí nebo je v něm překlep, párujete ručně: procházíte otevřené faktury a hledáte, komu ta částka sedí.

Co který symbol znamená

Variabilní symbol (VS) je hlavní identifikátor platby. Spojuje konkrétní platbu s konkrétní fakturou. Obvykle se odvozuje z čísla faktury a je to jediný symbol, na kterém opravdu záleží.

Konstantní symbol (KS) je kód účelu platby. Dnes má spíš zvykové než praktické využití — banky ho už nevyžadují a pro párování není potřeba. Když ho vyplníte, je to v pořádku; když ne, taky.

Specifický symbol potkáte hlavně u institucí a inkas; běžná faktura ho nepotřebuje.

Jak se platba páruje

Párování znamená přiřadit příchozí platbu ke správné faktuře. Když VS sedí, jde to automaticky — částka i symbol ukážou na jednu fakturu a ta se označí jako zaplacená. Když VS chybí nebo nesedí, musí párovat člověk.

V MEFYSu odvozuje stav úhrady z evidovaných plateb. K faktuře zaevidujete platbu (částku, datum, způsob) a jakmile platby pokryjí celou částku, faktura přejde na Zaplacená. Případně použijete rychlé Označit jako zaplacenou — MEFYS doplní dorovnávací platbu na zbytek. Smazáním platby se stav přepočítá zpět.

Proč se rozlišuje prefix u řad

Detail, který ocení každý, kdo párování řešil ručně: vydaná faktura, zálohová faktura, dobropis a účtenka mohou začínat stejným pořadovým číslem. Bez rozlišení by měly identický variabilní symbol a příchozí platba by se mohla spárovat na špatný doklad. MEFYS proto před číslo přidá rozlišovací číslici podle typu dokladu — VS zůstane jedinečný napříč řadami.

QR kód problém s VS vyřeší

Nejlepší VS je ten, který zákazník nemusí opisovat. QR platba nese variabilní symbol, číslo účtu i částku předvyplněné — zákazník naskenuje a potvrdí, překlep ve VS je vyloučený. MEFYS dává QR kód automaticky na každou vydanou fakturu (PDF, e-mail i webovou fakturu).

Cizí měna a párování

U faktury v cizí měně se do úhrady započítává částka přepočtená kurzem, ne původní hodnota v cizí měně. Kvůli zaokrouhlení může zbýt drobný rozdíl — na stav Zaplacená to nemá vliv.

Praktické minimum

1. Na fakturu patří správný VS — MEFYS ho odvodí z čísla sám, ale u konceptu ho můžete přepsat vlastním.
2. Zákazníkům dávejte platit přes QR kód — zmizí celá kategorie chyb.
3. Platby evidujte průběžně, ne jednou za měsíc. Přehled o tom, kdo dluží, je základ pro upomínky.