Jak zpracovat fakturu od dodavatele

Faktury od dodavatelů — za materiál, nájem, telefon, subdodávku — je dobré mít na jednom místě s těmi vlastními. Uvidíte pak, kolik vám opravdu zbývá, a účetní nemusí na konci měsíce vyzvídat, co všechno vám kam přišlo.

Přepisovat je ručně ale nikoho nebaví. Proto to za vás MEFYS umí přečíst sám: nahrajete doklad a on z něj vytáhne dodavatele, částky, DPH i jednotlivé položky. Vy už jen zkontrolujete, že to sedí.

V levém menu ve skupině Fakturace klikněte na Vytěžování dokladů. Uvidíte seznam dokladů, které jste sem už nahráli, a nahoře ukazatel, kolik dokladů máte tento měsíc k dispozici.

Klikněte na Nahrát doklady a vyberte soubory. Systém si poradí s PDF, JPG i PNG.

• Na počítači vyberete stažené PDF, které vám přišlo e-mailem.
• Na mobilu můžete doklad rovnou vyfotit — hodí se na papírové účtenky z benzínky nebo ze železářství. Vyfoťte ji v autě a máte hotovo.
• Víc dokladů naráz jde taky — najednou nejvýš 10 souborů. Každý se zpracuje zvlášť, takže když je jeden nečitelný, ostatní to nezdrží.

Jedno PDF může mít nejvýš 10 stran. Pak už klikněte na Vytěžit a můžete jít dělat něco jiného — zpracování běží na pozadí a na stránce nemusíte čekat.

U každého dokladu vidíte v seznamu stav: Čeká, Zpracovává se, Hotovo, nebo Selhalo. Seznam se sám obnovuje, dokud není hotovo.

Z hotového dokladu MEFYS vytáhne:

• dodavatele — kdo vám fakturuje (pokud ho ještě nemáte v adresáři, založí se sám),
• částky a DPH — základ, daň, celkem,
• datumy a číslo dokladu,
• jednotlivé položky faktury.

Kromě čtení si systém údaje ještě ověří: zkontroluje IČO dodavatele proti veřejnému rejstříku ARES, přepočítá si DPH a když je na dokladu QR kód k platbě, porovná částku i s ním. Když něco nesedí, napíše to přímo u konceptu.

U hotového dokladu klikněte na Otevřít koncept. Otevře se přijatá faktura s modrým pruhem „Vzniklo AI vytěžením", ve kterém najdete:

• upozornění ke kontrole — třeba že nesedí DPH nebo že IČO neprošlo ověřením,
• pole s nižší jistotou — údaje, které se četly hůř (rozmazaná fotka, divné písmo),
• odkaz Zobrazit originál dokladu — otevře si nahraný soubor, ať máte co porovnávat.

Systém sám nikdy nic nepřepíše. Když mu něco nesedí, jen na to upozorní — opravu děláte vy. Až budete spokojení, doklad uložíte a je zaevidovaný.

Někteří dodavatelé posílají fakturu i jako soubor ISDOC. Je to česká norma pro elektronickou fakturu — na rozdíl od PDF v ní nejsou údaje jen vytištěné, ale rovnou strojově čitelné.

Takový soubor umí MEFYS načíst zdarma a bez jakéhokoliv limitu, protože se nemusí nic luštit z obrázku. Vyplní, co v souboru najde, a upozorní vás na pole, která načíst nešla. Když vám tedy dodavatel nabídne fakturu v ISDOCu, berte ji — ušetříte si vytěžování.

Vytěžování je pomocník, ne povinnost. Přijatou fakturu klidně zadáte i sami — hodí se to u jednoduchých dokladů nebo když si chcete limit šetřit.

1. V modulu Faktury klikněte na Nová faktura.
2. Nahoře přepněte na záložku Přijatá.
3. Vyberte dodavatele z kontaktů.
4. Zadejte číslo faktury od dodavatele — tedy to, které je na dokladu. Vaše vlastní číslo pro evidenci si MEFYS přidělí sám.
5. Vyplňte datum vystavení, splatnost a položky. Pak uložte.

K přijaté faktuře si můžete přiložit originál (PDF, PNG nebo JPG), abyste ho měli po ruce u dokladu, a ne někde v e-mailu.

Časté otázky

Vystaví se faktura sama?

Ne. Vytěžením vzniká vždycky jen koncept. Nic se nezaúčtuje ani neodešle, dokud údaje nezkontrolujete a doklad neuložíte. Je to schválně — u peněz je lepší se jednou podívat.

Co když se doklad nepodaří přečíst?

U dokladu ve stavu Selhalo si můžete rozbalit konkrétní důvod. Nejčastěji jde o tmavou nebo rozmazanou fotku, nepodporovaný formát nebo doklad, který už v systému je. Když příčinu odstraníte, použijte Zkusit znovu. Jinak nahrajte lepší podklad: ostrou fotku za dobrého světla nebo rovný sken.

Musím dodavatele nejdřív založit do adresáře?

Nemusíte. Pokud dodavatele z dokladu ještě v kontaktech nemáte, MEFYS ho založí sám.

Kdo z týmu s tím může pracovat?

Nahrávat doklady a zakládat přijaté faktury mohou Administrátor a Účetní. Kdo tohle oprávnění nemá, tlačítko vůbec neuvidí — nemusíte se bát, že skladník omylem něco zaeviduje.