Nabídka, která se stane fakturou

Nabídka poslaná jako PDF v e-mailu má stejný problém jako faktura v příloze: jakmile odejde, zmizí z dohledu. Kolik nabídek teď čeká na odpověď? Které už měly propadnout? Jaká je vaše úspěšnost? Na to mailový archiv neodpoví.

Nabídka vedená v systému má stav, platnost a přímou cestu k faktuře. Když ji zákazník přijme, nevytváříte fakturu znovu — převedete tu nabídku.

Nabídka má životní cyklus

V MEFYSu prochází nabídka stavy, které vidíte na první pohled:

• Koncept — rozpracovaná, ještě neodešla.
• Odeslána — předána zákazníkovi, čeká na rozhodnutí.
• Přijata — zákazník kývl. Odsud se převádí na fakturu.
• Odmítnuta — konečný stav.
• Expirována — uplynula platnost.
• Převedena — z nabídky vznikla faktura. Tenhle stav nastaví systém sám.

V seznamu nabídek se blížící se nebo prošlá platnost barevně zvýrazňuje — víte, na co zatlačit, dřív než propadne.

Převod na fakturu

Tady je celý smysl. Přijatou (nebo i odeslanou) nabídku převedete jedním tlačítkem:

1. V detailu nabídky klikněte na Převést na fakturu.
2. Zvolte typ faktury — běžná vydaná, nebo zálohová.
3. Zadejte datum vystavení a splatnost (splatnost nesmí být dřív než vystavení).
4. Vyberte způsob platby a potvrďte.

Položky včetně slev se do faktury zkopírují. Nabídka přejde do stavu Převedena a nese odkaz na vzniklou fakturu; faktura naopak ví, ze které nabídky pochází. Interní poznámka z nabídky se do faktury nepřenáší — zůstane jen u nabídky.

Číslo nabídky a číselná řada

Na rozdíl od vydané faktury, která číslo dostane až při vystavení, dostává nabídka číslo z vlastní číselné řady (např. NAB2026/0001) hned při založení. Nabídka totiž není daňový doklad — díra v řadě po smazaném konceptu tu nevadí.

Co si ohlídat

• Platnost nastavte realisticky. Nabídka bez konce nikoho netlačí k rozhodnutí; nabídka s platností za tři dny působí zbrkle.
• Přijatou nabídku už neupravíte. Upravovat lze jen koncept a odeslanou — po přijetí je zamčená, aby seděla s tím, co jste převedli na fakturu.
• Zálohová varianta. U větších zakázek převeďte nabídku na zálohovou fakturu a doplatek řešte vyúčtovací fakturou.

Nabídky jsou součástí tarifu Start a vyšších, případně jako samostatný doplněk k fakturaci.